Wenn der Kunde nicht zahlt!
Wie mahne ich meinen Kunden richtig
Freelancer und Selbstständige befinden sich gegenüber ihren Auftraggebern oft in einer schwierigen Situation. Eine stabile und langfristig gute Geschäftsbeziehung zum Auftraggeber steht dabei im Vordergrund und garantiert dem Freelancer auf der Zeitschiene eine halbwegs planbare Einkommenssituation. Naturgemäß befindet sich der Auftraggeber nicht selten in der Position des Stärkeren und kann bei Bedarf diese Position auch ausspielen.
Zahlungsziele werden oftmals über das erträgliche Maß ausgereizt
Viele Unternehmen schöpfen ihr Zahlungsziel bei Rechnungen nicht selten über das vereinbarten Zeitraum hinaus aus. Zunächst ist festzuhalten, dass dies nicht durch die Abteilung zu verantworten ist, die den Freelancern beschäftigt. In erster Linie sind es Automatismen innerhalb der Buchhaltungssoftware. Das Unternehmen verschafft sich somit Liquidität zu Lasten eines Dritten. Für Freelancer kann dieses Verhalten zu ernsthaften Problemen führen und es stellt sich die Frage, wie mit dieser Art der Zahlungsmoral umgegangen werden soll.
Mit der Tür ins Haus fallen – nicht die beste Idee
Es ist menschlich nachvollziehbar, wenn man persönlich alle Rechnungen schon begleichen musste, dass eigene Geschäftskonto vielleicht schon im Minus steht und dabei langsam Ärger hochkocht, weil man selber noch kein Geld erhalten hat. Wer seinem Ärger allerdings jetzt freien Lauf lässt, der zieht sicherlich den Kürzeren. Zu Beginn sollte als erstes ein aufklärendes Gespräch mit der auftraggebenden Abteilung geführt und um Rücksprache in der Buchhaltung gebeten werden. Dabei sollten auch ein geplanter Überweisungstermin genannt werden. Erst wenn dieser verstrichen ist, sollte man sich weitere Schritte überlegen.
Mahnschreiben formulieren
Im nächsten Schritt ist ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt. Ist trotz Zusage die Überweisung ausgeblieben, dann sollte bei einer guten Kundenbeziehung noch einmal der Auftraggeber involviert werden. Geben Sie ihm noch kurz die Chance in der Buchhaltung zu klären, warum die zugesagte Überweisung ausgeblieben ist. Sie sollten an dieser Stelle allerdings auch schon auf ein Mahnschreiben verweisen. Wird dann ein Mahnschreiben trotz aller Bemühungen notwendig, dann achten Sie auf die Formulierungen. Wichtig bei einem korrekten Mahnschreiben ist zunächst was angehmahnt wird und bis wann zu zahlen ist. Um auch dabei keine Missverständnisse aufkommen zu lassen sollte das Mahnschreiben per Einschreiben mit Rückschein verschickt werden.
Der nächste Schritt kann Geld kosten
Ein Mahnschreiben ist wichtig, weil es den ersten Schritt in einem Mahnverfahren darstellt. Verstreicht auch die im Mahnschreiben genannte Frist ohne Zahlungseingang, dann sollte der weitere Weg professionell verfolgt werden. In der Regel empfiehlt sich für die weiteren Schritte ein Inkasso-Unternehmen oder ein Anwalt, der sich auf Inkasso-Verfahren spezialisiert hat. Dabei gibt es jetzt unterschiedliche Ansätze in Bezug auf die Kosten, denn jeder Dienstleister will für die Abwicklung des Mahnverfahrens zumindest seine Kosten verdienen. Einige Dienstleister bedienen sich aus der Nebenforderung, d.h. die sogenannten Mahngebühren. Kommt es zu keinem Zahlungseingang, dann erhält auch der Dienstleister kein Geld. Bei Zahlungseingang erhält allerdings der Schuldner die vollständige Hauptforderung zurückerstattet. Die Regel wird allerdings sein, dass der Dienstleister zunächst Gebühren vom Selbstständigen verlangt, die später im erfolgreichen Mahnverfahren verrechnet werden. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass bei erfolglosem Mahnverfahren weitere Kosten für den Selbstständigen entstanden sind.
Inkasso-Unternehmen sind seriös
Landläufig hält sich ja das Gerücht, dass Inkasso-Unternehmen mit rüden Methoden Forderungen beitreiben. Aber Fakt ist, dass die absolute Mehrheit der Unternehmen seriös arbeitet und auch ihrerseits darauf bedacht ist, die Geschäftsgrundlage ihres Auftraggebers nicht zu beschädigen. Denn auch in der Inkasso-Branche zählt am Ende nur, dass der Kunde mit der Dienstleistung zufrieden ist.
Forderungsankauf als eine weitere Möglichkeit des Mahnverfahrens
Am Markt gibt es auch Dienstleister, die die Forderung direkt und vollständig abkaufen. Der Selbstständige erhält also sofort Liquidität. Allerdings erhält er nicht den vollständigen Betrag. Der Dienstleister wird vielmehr einen Teil der Forderung für sich als Risikoprämie einbehalten. Auf der anderen Seite ist man als Gläubiger dann seine Probleme vollständig los.
Was ist der richtige Weg
Die Antwort auf die Frage fällt nicht leicht. Der Freelancer ist von einer guten Geschäftsbeziehung abhängig. Ein zu schnell erstellter Mahnbescheid oder zu rüde Methoden der ausgewählten Kanzlei können sicherlich schnell die Stimmung eintrüben. Allerdings ist auf der anderen Seite auch die Frage zu beantworten, wieso ein Auftraggeber nicht zahlen kann oder will. Denn immerhin hat der Selbstständige seinen Teil der Vereinbarung eingehalten. Aber wenn trotz allen Redens im Vorfeld wiederholt Zahlungen erst nach mehrfacher Erinnerung und Eskalation eintreffen, ist die Eskalation über ein Inkasso-Unternehmen geboten. In einem solchen Fall ist die Geschäftsbasis eh zwischen beiden Parteien zu überdenken.