Damit das Projekt wirklich erfolgreich werden kann, ist es unabdingbar, eine Struktur zu schaffen, sodass alle Beteiligten ihre Aufgabengebiete kennen und genau wissen, was wann zu tun ist. Es folgen 10 Tipps, die jedes Startup bezüglich des Projektmanagements kennen sollte.
Das Definieren eines klaren Ziels
Bevor die Arbeit beginnen kann, muss erst einmal festgelegt werden, was genau das Ziel ist. Es genügt nicht, vage Aussagen zu treffen – das Ziel muss klar definiert werden, sodass effektiv darauf hingearbeitet werden kann.
Dazu ist es nötig, die aktuelle Situation genauer zu betrachten und eine Ist-Analyse zu erstellen. Im Anschluss wird festgelegt, wo die eigenen Erwartungen liegen und auch erörtert, was die Bedürfnisse der Kunden sind.
Angesichts dieser Erkenntnisse kann das Ziel des Projekts detailliert definiert werden.
Die Verteilung der zu erledigenden Aufgaben
Steht das Ziel fest, geht es weiter mit der Frage, wie genau es erreicht werden kann. Dazu muss herausgearbeitet werden, welche Aufgaben zu erledigen sind, die tatsächlich Projekt genannt werden können. Dazu zählen alle Aufgaben, die sowohl wirtschaftlich als auch strategisch von hoher Bedeutsamkeit sind. Des Weiteren muss festgelegt werden, wie hoch die jeweiligen Mindestgrößen an Ressourcen und Budget sind. Diese Größen müssen stets eingehalten werden, um nicht in Verzug zu kommen. Es kann nicht schaden, diesbezüglich etwas Puffer einzuplanen, um auf unvorhergesehene Zwischenfälle vorbereitet zu sein.
Die Wahl der Verantwortlichen für jeden Aufgabenbereich
Damit Abläufe schnell besprochen und Entscheidungen rasch getroffen werden können, ist es unabdingbar, einen Verantwortlichen für jeden Aufgabenbereich festzulegen, der die nötigen Kompetenzen aufweist. Dieser Person muss aufgezeigt werden, welche Verantwortung sie tragen. Auch deren Aufgaben müssen klar definiert werden. Doch egal wie groß das Projekt, das es zu managen gilt, ist – das Tagesgeschäft darf dabei nicht in den Hintergrund gedrängt werden. Es muss stets präsent bleiben, dass auch dieses weiterlaufen muss und nicht alle Ressourcen vollständig für das Projekt ausgeschöpft werden können.
Wer ist vertrauenswürdig genug, um das Projekt zu leiten?
Nun geht es an die Auswahl des Projektleiters. Natürlich trägt das Oberhaupt des Startups auch die Hauptverantwortung im Projekt, dennoch ist es hilfreich, einen zusätzlichen Leiter zu bestimmen. Die Wahl sollte sorgsam durchdacht sein, denn dieser Person wird sehr viel Verantwortung zugeschrieben. Sie muss zuverlässig und kompetent sein, sodass die entsprechenden Aufgaben ruhigen Gewissens in dessen Hand gegeben werden können.
Außerdem ist soziale Kompetenz sehr wichtig. Der Projektleiter muss eng mit den anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten und in der Lage sein, auch auf menschlicher Ebene mit ihnen umgehen zu können. Er sollte motivieren und begeistern können, sodass er alle Beteiligten dazu bewegen kann, Bestleistungen abzurufen.
Des Weiteren sollte im Vorherein unbedingt geprüft werden, ob Chef und Projektleiter gut miteinander arbeiten können und die gleichen Visionen vor Augen haben. So können Konflikte, was das Erreichen des Ziels betrifft, minimiert werden, sodass so wenig Zeit wie möglich für Diskussionen verloren geht.
Das Ausarbeiten eines Leitfadens
Nachdem alle nötigen Positionen besetzt wurden, geht es an die genauere Planung des Projekts. Für jede Phase sollte ein Leitfaden erstellt werden, vor allem, wenn es sich um das erste Projekt handelt. Dieser Leitfaden wird dem Projektleiter zur Verfügung gestellt und enthält sämtliche Informationen darüber, welche Aufgaben wann und mit wem erledigt werden müssen. Sämtliche Anträge, zu treffende Entscheidungen, detaillierte Informationen zur Durchführung und auch zur Administration sollten enthalten sein.
Es kann nicht schaden, eine Checkliste anzufügen, sodass sichergestellt werden kann, dass alle Aufgaben erfüllt wurden. Zudem sollte noch einmal genau aufgeführt werden, welchen Nutzen die enthaltenen Aufgaben verfolgen, sodass jeder stets vor Augen hat, worum es geht.
Das gemeinsame Festlegen des Ziels
Die endgültige Festlegung des Ziels sollte gemeinsam mit dem Projektleiter geschehen. So wird ausgeschlossen, dass Meinungsverschiedenheiten oder schlichtweg Missverständnisse eintreten, die das gesamte Projekt ausbremsen oder gar zum Scheitern bringen. Unklare Vorgaben und vage formulierte Ziele zählen zu den häufigsten Gründen für das Misslingen eines Projekts.
Es muss möglichst detailliert festgelegt werden, was genau das Ziel ist und welche Erwartungen an das Projekt selbst gestellt werden. Es muss außerdem besprochen und festgehalten werden, was dafür notwendig ist und worauf es zu achten gilt. Hilfreich ist es, sich bereits im Vorherein über mögliche Risiken und Probleme zu beraten, die eintreten könnten, sodass alle Beteiligten im Zweifelsfall vorbereitet sind und wissen, was zu tun ist.
Hilfreich kann eine Visualisierung mithilfe von Mindmaps sein, sodass Zusammenhänge einfacher erfasst und erörtert werden können. Sämtliche Beteiligte bekommen so zudem einen besseren Überblick über den Inhalt des Projekts.
Detaillierte vs. grobe Startplanung
Ein Schritt, der viel Zeit und Arbeit in Anspruch nimmt, ist die Startplanung. Gewisse Ausgangsbedingungen werden sich vor Beginn des Projekts mehrfach ändern, weshalb auch die Planung an sich immer wieder umgeworfen und neu ausgearbeitet werden muss. So geht nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Geld und weitere Ressourcen verloren. Um dem entgegenzuwirken, sollte die Startplanung nur grob vorgenommen und schrittweise verfeinert werden. Das spart nicht nur Ressourcen und Nerven, sondern ist auch um Längen einfacher.
Fehler rechtzeitig beheben mithilfe von Zwischenberichten
Damit sämtliche Beteiligte zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand sind, sollten regelmäßig Zwischenberichte erstellt werden. Diese Berichte bieten allerdings nur einen Mehrwert, wenn sie aussagekräftig genug sind, um eventuelle Fehler frühzeitig zu entdecken und zu korrigieren. Teil des Zwischenberichts sollte auch sein, ob sich alle Beteiligten im Zeitplan befinden.
Hilfreich kann diesbezüglich die Verwendung des Ampelsystems sein. Rot steht für dringende Probleme, an denen unverzüglich gearbeitet werden muss. Gelb symbolisiert Komplikationen, die die Teammitglieder selbst regeln können und grün zeigt auf, dass es zwar kleine Probleme gibt, diese das Ziel aber nicht gefährden.
Meetings – notwendig oder Zeitverschwendung?
Neben Zwischenberichten sind auch regelmäßige Meetings essentiell, um den Ablauf des Projekts so reibungslos wie möglich zu halten. Die Meinung, diese seien überflüssig und pure Zeitverschwendung, ist weit verbreitet. Bezüglich eines Projektmanagements ist es allerdings wichtig, gewisse Dinge mit allen zu besprechen, die es betrifft.
Allerdings sollten die Meetings lediglich kurz und prägnant alle wichtigen Inhalte wiedergeben, sodass keine Zeit verloren geht. Diskussionen, die zu weit ins Detail gehen, sollten unterbunden werden. Nichtsdestotrotz sollte generell die Möglichkeit für jeden bestehen, das Wort zu ergreifen, um alle Beteiligten mit einzubeziehen und aufzuzeigen, dass durchaus Mitspracherecht besteht.
Damit alle, die nicht anwesend waren, wissen, was besprochen wurde, sollte ein Protokoll geführt werden, das in die Projektunterlagen eingepflegt wird. Vor allem Veränderungen in der Aufgabenverteilung und den Verantwortungsbereichen sollten dringend aufgenommen werden.