Was leistet eine Faktura-Software?

Eine Faktura-Software benötigt ein Unternehmen, um Rechnungen nach den rechtlichen Anforderungen zu schreiben und zugleich die Bezahlung im Auge zu haben. Wenn Unternehmen nur eine oder zwei Rechnungen pro Monat schreiben und nicht viele Kunden und Produkte im Angebot haben, dann können diese sich eine solche Software ersparen. Hierfür können diese gerne eine Rechnungsvorlage nutzen. Möchten die Unternehmen allerdings einen Überblick über alle Kunden, Produkte und Rechnungen haben, ist eine Faktura-Software in jedem Falle sinnvoll.
Eine Faktura-Software kann nicht nur die Rechnungen erstellen. Diese nimmt dem Verwaltungsbereich sehr mehr Arbeit ab und hilft einen Überblick zu bekommen.
Das Faktura-Rechnungsprogramm unterstützt die Unternehmen bei der Realisierung der administrativen Geschäftsprozesse. Die Kunden erhalten mit dem Software-Tool, mit welchem sie besonders einfach, schnell, sicher, zuverlässig und komfortabel die tägliche Arbeit erledigen können.
Das Programm ist durch den logischen Aufbau intuitiv und besonders einfach zu bedienen.
Der Faktur-Manager garantiert dabei, dass die vom Finanzamt geforderten Angaben auf der Rechnung erfüllt werden. Dabei wird die Umsatzsteuer in der Rechnung korrekt ermittelt und in der Summe nach den einzelnen Mehrwertsteuersätzen in der Rechnung ausgewiesen.

Die Bedeutung der Faktura-Software

Der Name Faktura (lat. Verarbeitung) wird vor allem in der Schweiz und in Österreich als Synonym für die Rechnungen verwendet. In Unternehmen in Deutschland findet dieser kaufmännische Fachbegriff eher noch selten Anwendung.
Das Verb „fakturieren“ ist in Deutschland ebenfalls verbreitet. Dies bedeutet eine „Rechnung schreiben“. Für Rechnungsführer gehört zu der Fakturierung zugleich die Buchung eines Vorgangs auf die passenden Buchungskonten.
In der Buchführung hat der Fraktura-Begriff deshalb eine umfassendere Bedeutung. Hier umfasst die Rechnung die Gesamtheit sämtlicher Belege und Vorgänge, die rund ums Rechnungsschreiben notwendig sind. Hierzu zählen vor allem Quittungen, Lieferscheine, Korrektur- und weitere Stornobelege, Gutschriften und Lastschriften.
In großen Unternehmen wird außerdem zwischen einer Vor- und Nachfakturierung unterschieden.

Bei einer „Vorfakturierung“ werden Rechnungen betrachtet, welche vor der Lieferung der Waren oder vor der Erbringung der Leistungen erfolgen (zum Beispiel bei Warenlieferungen mit Vorkasse).
Von einer „Nachfakturierung“ ist dagegen die Rede, wenn die Erstellung der Rechnung und die hiermit einhergehenden Buchungen nach den Lieferungen und / oder der Leistungserbringung erfolgen.
Die bedeutendsten Rechnungsvorschriften finden sich im § 14 UStG. Hiernach müssen die Rechnungen in schriftlicher Form gestellt werden. Welche Bezeichnung die Rechnung dabei trägt, spielt generell keine Rolle. Separate Formvorschriften bestehen dabei nicht. Als Rechnung gilt generell ein jedes Dokument, mit welchen eine Warenlieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Der wichtigste Zweck ist die genaue Abrechnung der Umsatzsteuer. Der Empfänger der Rechnung hat Anspruch auf eine solche in Papierform. Wenn der Empfänger damit einverstanden ist, kann die Abrechnung ebenfalls in elektronischer Form versendet werden. Die vielen Inhaltsvorschriften gelten lediglich für Rechnungen zwischen Unternehmen.
In der Rechnung werden die gelieferten Waren und der zu zahlende Betrag aufgelistet. Die Rechnungen können also auch elektronisch an die Kunden oder Unternehmen ausgestellt werden. Ebenso in jeder Rechnung die Daten des Rechnungsstellers, wie der Name des Unternehmens, die Anschrift, die Umsatzsteueridentifikationsnummer und die Zahlungsbedingungen erläutert. Für Kleinbeträge muss ebenfalls eine Rechnung ausgestellt werden. Jedoch sind hierin weniger Angaben nötig. Alle Informationen zur Rechnungslegung sind in den §§ 31 – 34 der Umsatzsteuerdurchführungsordnung definiert. Wichtig ist es vor allem, dass die Unternehmen nach § 14 Abs. 2 Nr. 1 zur Rechnungsausstellung bei Leistungen an Grundstücken von Personen verpflichtet sind. Gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 2 darf dieses für Privatpersonen für weitere Leistungen eine Rechnung versenden, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Hierbei besteht die Pflicht für die Ausstellung der Faktura, wenn ein Geschäft mit juristischen Personen oder anderen Unternehmen abgeschlossen wird. Privatpersonen müssen die Rechnungen, welche im Zusammenhang mit Leistungen an Grundstücken entstanden sind, wenigstens 2 Jahre aufbewahren. Für jene Unternehmen, welche die Leistung erbracht haben, ist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorgesehen. Wird jene Pflicht verletzt, kann dafür ein Bußgeld erhoben werden.

Die Vorteile einer Faktura-Software

Das Arbeiten mit einer neuartigen Faktura-Software erleichtert die Arbeit mit Papieren ungemein und hilft den Unternehmen dabei, den Überblick über die Buchhaltung zu behalten. Dazu stellte die Faktura-Software viele Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören das Wiederverwenden und das Speichern von Kundendaten. In einer solchen Software können die Unternehmen die Daten der Kunden speichern. Wollen diese einen Brief, eine Mahnung, eine Rechnung oder andere Dokumente versenden, können sie den hierin angelegten Kunden schnell und einfach auswählen. Die Rechnungssoftware fügt dazu alle benötigen Daten automatisch in die Dokumente ein.
Die Warenpflege ist ebenfalls mit dem Programm möglich. Alle Dienstleistungen und Waren, welche die Unternehmen den Kunden anbieten, können die im Faktura-System pflegen und anlegen. Beim Erstellen der Rechnung müssen die Unternehmen nur noch die schon angelegten Produkte auswählen und der erstellten Rechnung hinzufügen. Damit müssen diese nicht mehr jede Position einer Rechnung neu schreiben oder aus schon erstellten Rechnungen herauskopieren. Dazu wird der angelegte Artikel ausgewählt und der Rechnung hinzugefügt.

Die Vorlagen für Dokumente wie Rechnung oder Angebot entsprechen in einer Faktura-Software in aller Regel dem derzeitigen gesetzmäßigen Stand. Um eine Rechnungsnummer müssen sich die Anwender ebenfalls keine Gedanken machen. Dies erledigt das Programm automatisch. Alle weiteren Daten, die auf der Rechnung vorhanden sein müssen, sind ebenso standardmäßig vorher ausgefüllt.

Die Fraktura-Software kann Geschäftsprozesse abbilden. Die Programme können außer den Rechnungen auch Aufträge, Lieferscheine oder Angebote erstellen. Die Dokumente können die Unternehmen einfach aus den bestehenden Dokumenten erstellen und müssen damit nicht die Positionen und den Kunden erneut auswählen. Außerdem behalten sie einen Überblick über alle Prozesse.
In einer Faktura-Software können die Buchhalter die Zahlungseingänge für die Rechnungen erfassen. Auf diese Weise behalten sie stets den Überblick, welche Rechnung der Kunde schon bezahlt hat und welche offen ist. Die meisten Systeme bieten außerdem das automatisierte Verschicken von Mahnungen an, um die Kunden an die Zahlung einer Rechnung zu erinnern.
Diese Funktionen bilden die Grundlage einer jeden Faktura-Software.

Dieses Programm kann noch einige andere Funktionen enthalten, welche immens viel Zeit, Geld und Arbeit sparen können:
Ein automatischer Briefversand ist ebenfalls von Vorteil. Einige Faktura-Systeme bieten einen automatisierten Versand an. Die Unternehmen sparen sich damit für Dokumente das Ausdrucken und das manuelle Versenden. Das Programm übernimmt dies automatisch. Der Fax-Versand kann ebenfalls vollautomatisch erledigt werden.
Einige Hersteller der Faktura-Programme bieten diese ebenfalls in einer Cloud an. Das bedeutet, dass die Kunden nichts installieren oder herunterladen müssen. Sie müssen sich nur online anmelden und können danach das Programm sofort verwenden. Ein weiterer Vorteil einer solchen Cloud-Lösung ist, dass die Daten auf den Servern abgespeichert sind. Damit haben diese von überall Zugriff auf die notwendigen Daten. Ein Datenverlust kann ebenfalls nicht auftraten.
Die Rechteverwaltung für Mitarbeiter sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Die Unternehmen sollten darauf achten, dass das Faktura-Programm eine Rechteverwaltung besitzt, wenn die Mitarbeiter hiermit arbeiten sollen.
Eine offene API-Schnittstelle ist im Programm ebenfalls wichtig, wenn die Faktura-Software mit anderen Programmen zusammenarbeiten soll. So können die Unternehmen zum Beispiel den Onlineshop über die API mit dem Rechnungsprogramm verknüpfen.