Im Rahmen einer Umsatzsteuervoranmeldung müssen Unternehmen die angefallene Umsatzsteuer (Ust.) melden und an das Finanzamt abführen.
Wenn dabei keine Zahlen für die Umsatzsteuerschuld des vorherigen Jahrs vorliegen (zum Beispiel bei der Neugründung), ist von dem Unternehmen das Umsatzvolumen abzuschätzen. Anhand der vorliegenden Zahlen entscheidet dann das Finanzamt, welche Fristen einzuhalten ist.
Unternehmer müssen ihre Voranmeldung seit September 2013 mit einem ELSTER-Zertifikat übermitteln. Dabei werden nicht authentifiziert übersandte Daten in aller Regel – mit Ausnahme von Härtefällen – nicht vom Finanzamt angenommen. Vor allem die Jungunternehmer müssen bei der Voranmeldung einige Aspekte beachten, vor allem dann, wenn eine jährliche Umsatzsteuererklärung genügt.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Da die Abgabe der Voranmeldung einen gewissen finanziellen und zeitlichen Aufwand bedeutet, sollte sich der Existenzgründer überlegen, ob er zu Anfang auf die Auszeichnung der Umsatzsteuer auf den ausgestellten Rechnungen verzichten möchte. In einem solchen Fall wird das Unternehmen als Kleinunternehmen bezeichnet.
Um die Kleinunternehmerregelung zu beanspruchen, darf die Umsatzgrenze von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschritten werden. Für diese Regelung gelten besondere Grundsätze, wann es selbst bei geringen Umsätzen zweckmäßig sein kann, auf diese Kleinunternehmerregelung zu verzichten und die Voranmeldung auszuführen.
Ist das Unternehmen kein Kleinunternehmen, gehört allerdings zu einer Berufsgruppe mit einer definierten Tätigkeit, welche nach § 4 des Umsatzsteuergesetzes erklärt ist, muss ebenso keine Umsatzsteuer über die Voranmeldung beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Ein wichtiges Beispiel sind hierzu die Heilbehandlungen auf dem Gebiet der Medizin, wie beispielsweise durch Heilpraktiker, Ärzte und Physiotherapeuten. Auf den Rechnungen dieser Berufsklassen wird in aller Regel deshalb keine Umsatzsteuer aufgelistet.
Für die anderen Unternehmen gibt es keine Ausnahme an der Voranmeldung. Diese sind gesetzlich verpflichtet, die Umsatzsteuer dem Finanzamt regelmäßig zu melden.
Die umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und die Freiberufler müssen eine Voranmeldung abgeben, außer sie fallen in die Kleinunternehmerregelung.
Jedoch gibt es erhebliche Differenzierungen bei der Regelung, was die Häufigkeit der Voranmeldungen angeht, welche das Finanzamt von einem Unternehmen nach dem Umsatzsteuergesetz erwarten kann. Über die Möglichkeit einer Dauerfristverlängerung haben die Unternehmen zudem die Möglichkeit, eine Verlängerung für die Abgabe der monatlichen oder der vierteljährlichen Voranmeldungen zu erreichen. In Verbindung mit einer sogenannten Ist-Versteuerung ist eine Dauerfristverlängerung ein gutes Instrument, um die gesetzmäßige Fälligkeit der Umsatzsteuer für die Unternehmen positiv zu gestalten und auf lange Sicht die Liquidität zu garantieren.
Der Voranmeldezeitraum
Wenn die Unternehmen weder Kleinunternehmen sind oder eine umsatzsteuerbefreite Tätigkeit ausüben, dann sollten diese auf jeden Fall prüfen, wie häufig diese pro Jahr die Voranmeldung an die Staatskasse übermitteln müssen. Für Gründer ist die Rechtslage dazu eindeutig. In den ersten beiden Jahren muss die Voranmeldung jeden Monat beim Finanzamt abgegeben werden. Ab dem 1.1.2021 können neue Existenzgründer die Voranmeldung zur Umsatzsteuerzahlung vierteljährlich abgeben.
Wenn der Unternehmer die ersten beiden Jahre gemeistert hat, kann dieser auf Antrag zu einer quartalsweisen Voranmeldung wechseln. Dies ist jedoch nur in dem Fall möglich, wenn die Umsatzsteuerzahllast des vorherigen Jahres 7.500 Euro nicht übersteigt. Der Gründer sollte dies genauestens prüfen, weil sich hierdurch sehr viel Arbeit sparen lässt.
Für die Voranmeldungen ist die Frist zur Abgabe im § 18 UStG beschrieben. Hiernach ist die Voranmeldung immer am 10. nach Abwickelung des bestimmten Voranmeldezeitraumes abzugeben. Der eigentliche Voranmeldezeitraum (Kalendervierteljahr, Kalendermonat oder Jahr) gilt, wird dabei nach der Steuerschuldhöhe berechnet.
Wenn die Steuerschuld des vorherigen Kalenderjahres über 7.500 Euro lag, muss die Voranmeldung zur Umsatzsteuer monatlich eingereicht werden. In einem solchen Fall ist beispielsweise die Voranmeldung für den Monat Januar auf den Formularen am 10. Februar beim zuständigen Finanzamt abzugeben.
Zu einer Verlängerung der Frist kommt es, wenn die Steuerschuld 7.500 Euro oder weniger beträgt. So ist die Voranmeldung lediglich jedes Vierteljahr einzureichen. Zum Beispiel muss für den Zeitraum Januar, Februar und März die Voranmeldung spätestens am 10. April eingereicht werden.
Hat die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr weniger als 1.000 betragen, dann kann das Finanzamt zur Voranmeldung sowie zur Entrichtung der Vorauszahlung das Unternehmen davon befreien. So ist die Steuer in diesem Fall nur jährlich zu zahlen.
Wie oft müssen Unternehmen einen Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Zur Voranmeldung der Umsatzsteuer müssen die Unternehmen die Umsatzsteuererklärung des vorherigen Jahres betrachten. Die Häufigkeit der Voranmeldungen hängt von jener im vorherigen Jahr gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Steuerschuld ergibt sich dann aus der Differenz der berechneten Umsatzsteuer sowie der Vorsteuer. Hierbei gilt: Je mehr Umsatzsteuer die Unternehmen zahlen, umso häufiger müssen diese melden.
Die Bedeutung der Dauerfristverlängerung
Durch die Dauerfristverlängerung können die Unternehmen die Frist um einen Monat verschieben. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob diese die Voranmeldung zur Umsatzsteuer quartalsweise oder jeden Monat abgeben.
Wurde dem Unternehmen erst einmal eine Dauerfristverlängerung genehmigt, dann gilt diese für eine unbegrenzte Zeit für alle darauffolgenden Kalenderjahre. Bekommen diese keine Ablehnung durch das Finanzamt, dann ist die Dauerfristverlängerung anstandslos weiterhin gültig. Dies erklärt der Abschn. 18.4 Abs. 1 Satz des UStAEs. Hierzu gibt das Finanzamt wichtige Tipps.
Die Unternehmen benötigen keine Begründung für einen Antrag, welchen diese bei, zuständigen Finanzamt durch einen vorgeschriebenen Datensatz bzw. ELSTER-Vordruck beantragen können. Dieser kann allerdings nur in elektronischer Form eingereicht werden, Anträge auf schriftlichem Weg werden vom Finanzamt sehr selten akzeptiert.
Es gibt für einen Antrag auf eine Dauerfristverlängerung zwei unterschiedliche Fristen, damit dieser für das laufende Kalenderjahr gültig ist. Sind die Unternehmen verpflichtet, die Voranmeldung zur Umsatzsteuer jeden Monat abzugeben, müssen sie diesen bis zum 10. Februar einreichen. Wird die Voranmeldung vierteljährlich eingereicht, ist es hinreichend, wenn die Unternehmen den Antrag bis 10. April beim Finanzamt abgeben.
Mit der Dauerfristverlängerung können die Unternehmen die Abgabe der Voranmeldung um einen Monat verlängern. Bei einer monatlichen Zahlung verlängert sich diese Frist zum 10. des folgenden Monats. Bei Unternehmen, die jedes Quartal zahlen, ist die Frist der 10. des folgenden Monats nach Quartalsende.
Für eine monatliche Zahlung muss die Voranmeldung für Januar ohne Fristverlängerung bis zum 10. Februar beim zuständigen Finanzamt eingehen. Bei einer Dauerfristverlängerung ist dies der 10. des Folgemonats und damit der 10.März.
Am Ende des ersten Quartals eines Jahres muss die Voranmeldung bis 10. April beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Durch eine Dauerfristverlängerung zum 10. Mai, wird dieser Zeitraum verlängert. Eine Fristverlängerung müssen die Unternehmen lediglich einmal ohne Begründung beantragen.
Als Monatsbezahler müssen die Unternehmen eine sogenannte Sondervorauszahlung an das Finanzamt entrichten, wenn diese die Dauerfristverlängerung beantragen wollen. Diese beträgt 1/11 der Vorauszahlung des vorherigen Jahres. Zahlen die Unternehmer die Sondervorauszahlung nicht oder verspätet, dann müssen diese mit Säumniszahlungenrechnen.
Aufgrund der Änderung nach § 48 Abs. 1 Satz 2 UStDV durch Art. 9 Nr. 1 i.V.m. Art. 17 des Gesetzes zur Entbürokratisierung und Modernisierung des Steuerverfahrens vom 20.12.2008 (BGBl I 2008, 2850) ist ein Antrag auf eine Dauerfristverlängerung ab 1.1.2011 nach dem getzlich vorgeschriebenem Datensatz durch Fernübertragung der Daten zu übermitteln (nach 18.4 Abs. 2 UStAE).
Zur Vermeidung von ungerechten Härten kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übersendung verzichten (nach Abschn. 18.1 Abs. 1 UStAE). So hat das Unternehmen den Antrag auf die Dauerfristverlängerung nach gesetzlich vorgeschriebenem Vordruck USt 1 H zu beantragen (nach 18.4 Abs. 2 UStAE).
Die Verpflichtung des Unternehmens, der Voranmeldungen und damit den Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung einer Sondervorauszahlung elektronisch zu übersenden, ist verfassungsgemäß. Beantragt ein Unternehmen, zur Vermeidung von ungerechtfertigten Härten die Voranmeldungen ferner nach dem amtlich vorgeschriebenen Formular in Papierform abgeben zu können, so muss das Finanzamt dem Antrag entsprechen, wenn für das Unternehmen die elektronische Übermittlung der Daten der Voranmeldung persönlich unzumutbar oder unwirtschaftlich ist.
Ob die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise abgegeben werden muss – eine Frist zur Abgabe der Voranmeldung liegt stets am 10. des folgenden Monats nach dem Ende des Voranmeldezeitraums. Sollten die Unternehmen eine Dauerfristverlängerung beantragt haben, haben diese entsprechend einen Monat für eine Abgabe der Voranmeldung Zeit. Der Voranmeldezeitraum ist hierbei der Geschäftsmonat bzw. das -quartal.
Die Anmeldung der Sondervorauszahlung
Beantragen die Unternehmen eine Dauerfristverlängerung, müssen diese ebenfalls eine Sondervorauszahlung anmelden. Dies gilt jedoch nur für die Unternehmen, welche die USt-Voranmeldung jeden Monat abgeben. Eine solche Vorauszahlung beträgt 1/11 der gesamten Vorausanmeldung des vorherigen Jahres.
Wenn die Unternehmen die die Voranmeldung jedes Quartal abgeben, müssen diese keine Sondervorauszahlung leisten. Anstelle dessen sind diese dazu verpflichtet, eine sogenannte 0-Meldung beim Finanzamt abzugeben.
Die gesonderte Vorauszahlung beträgt 1/11 der Umsatzsteuer-Last des Vorjahres. Soll eine Dauerfristverlängerung zu Anfang des Jahres verwendet werden, muss ein Antrag mit der Sondervorauszahlung bis zum 10.2. beim Finanzamt vorliegen.
Wurde die Tätigkeit des Unternehmens im Laufe eines Jahres aufgenommen, müssen die erreichten Umsätze des vorherigen Jahres auf einen Umsatz für das ganze Jahr hochgerechnet werden. Bei der Aufnahme der Arbeit im laufenden Jahr 1 wird die 1/11-Sondervorauszahlung nach den erreichten Umsätzen ermittelt, die aller Voraussicht nach im Jahr 1 erzielt werden. Dies passiert durch die angemessene Schätzung. So ist die 1/11-Sondervorauszahlung im Voraus fällig. Diese kann jedoch bei der Voranmeldung für den Monat Dezember wieder subtrahiert werden.
