Wer die eigene Buchhaltung beherrscht, ist besonders erfolgreich, denn eine gute Buchhaltung kann über die finanzielle Situation in einem Unternehmen und dessen Umsatzlage informieren.
Die Buchhaltung wird auch Buchführung genannt und ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Damit dieses zuverlässige Informationen zur Lage des Geschäftes gibt, müssen alle Vorfälle im Unternehmen vollständig und akribisch in der Buchhaltung fixiert werden. Dies ist für die Steuererklärung von Bedeutung.
Warum ist Buchhaltung so wichtig?
Für alle Unternehmen ist die Buchhaltung ein unvermeidbares und wichtiges Thema, denn es gibt steuer- und auch handelsrechtlich eine Pflicht zur Buchführung. Die Buchhaltung ist zugleich auch Voraussetzung für einen großen Erfolg im Unternehmen. Nur was ermittelt wurde, kann gemanagt werden. Jedes Unternehmen muss auf die Liquidität und auf die Einträglichkeit achten. Hierbei hilft dem Betrieb die Buchhaltung, denn diese gibt Auskunft über die bedeutenden finanziellen Kennzahlen, wie zum Beispiel die Höhe des Vermögens, die Höhe der Schulden und die Einnahmen und Ausgaben. Es lohnt sich daher die korrekte Buchhaltung zu lernen. Wer dies einmal verstanden hat und zugleich nutzt, der wird die Buchhaltung nicht als lästige Pflicht betrachten, sondern als nützliches Instrument für Informationen.Der Name Buchhaltung bzw. -führung stammt von der einstigen Praxis als diese in Büchern noch handschriftlich aufgezeichnet wurde. Zu dieser Zeit wurde ein Grundbuch bzw. Prima Nota oder Journal geführt, in welches alle Vorfälle im Geschäft zeitlich festgelegt eingetragen wurden. Jene Eintragungen wurden dann verständig geordnet in die sogenannten Hauptbücher übertragen. Heute wird dazu eine Buchhaltungssoftware verwendet, sodass alle Berechnungen und Buchungen vom Rechner automatisiert erfolgen. Auf diese Weise können jederzeit die Bilanz und eine Verlust- und Gewinnrechnung erstellt werden.
Die Bedeutung der Ein- und Ausgaben
Viele Geschäftsleute, Selbstständige und Kleinunternehmer sind der Ansicht, dass sie keine Buchhaltung lernen müssen und die Einnahmen und Ausgaben im Kopf haben. Diese Ansicht ist oftmals leider ein Irrtum, denn diejenigen, welche nicht buchen wollen, verlieren schnell den Überblick im Geschäft. Sorgfältiges Erfassen und Buchen aller Ausgaben und Einnahmen schützt davor, dass der Überblick verloren wird. Manche Selbstständigen, denen plötzlich die Übersicht fehlt, hätten dies einfach mit einer passenden Buchführung sicher verhindern können. Buchführung heißt alle Ausgaben und Einnahmen zu buchen. Auf diese Weise können die Probleme schon vorher leicht erkannt und beizeiten die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden. Wenn die Unternehmen lernen richtig zu buchen, kann die Buchführung professionell durchgeführt und gefährliche Risiken vermieden werden.Eine sorgfältige Buchhaltung ist vor allem für das Finanzamt von Bedeutung. Selbst bei kleinen Unternehmen können die Finanzämter zu einer Betriebsüberprüfung kommen. Wenn dann die Buchhaltung nicht in Ordnung ist, kommt durch die Prüfung meistens noch viel mehr Arbeit auf den betroffenen Unternehmer zu. Das Finanzamt möchte dann alle Unterlagen sehen. Wer dann erst beginnt zu buchen, wenn das Finanzamt im Rücken sitzt, wird sehr schnell im Chaos versinken. Wenn das Finanzamt bei der Prüfung eine schlechte Buchführung feststellt, oder wenn es womöglich keine Buchhaltung gab, kann es ebenfalls zu Auflagen kommen. In einem solchen Fall muss die Buchhaltung erlernt werden und eine sorgfältige Buchführung betrieben werden.
Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung
Generell wird zwischen einer einfachen und einer doppelten Buchführung unterschieden. Wenn von Buchhaltung gesprochen wird, ist meistens die doppelte Buchführung gemeint.Wenn keinerlei Buchführungspflicht besteht, dann muss das Unternehmen für steuerliche Zwecke verschiedene Aufzeichnungen führen. Die ist die einfache Buchführung, wie zum Beispiel Freiberufler, welche unabhängig von der Höhe der Gewinne und Umsätze nicht zur Buchhaltung verpflichtet sind. So muss der Unternehmer bei der einfachen Buchführung lediglich die Ausgaben und die Einnahmen aufzeichnen und am Ende des Jahres wird der Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch die geltende Einnahmenüberschussrechnung bestimmt. Die Ergebnisse der Gewinnermittlung sind dem Finanzamt im Formular Anlage EÜR einzureichen. Eine Bilanz oder Inventur ist in einem solchen Fall nicht notwendig.
Auch wenn keine eigentliche Buchführungspflicht besteht, ist es von Vorteil eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, da diese bei der Anlage EÜR und der Umsatzsteuervoranmledung behilflich ist. Beispielsweise hat das Programm MS-Buchhalter eine vereinfachte Erfassung für die Überschussrechnung.
Jede Buchung erfolgt in einem Unternehmen generell auf zwei Konten und daher doppelt nach der Soll- und Habenregelung. Dabei wird der Gewinn auf zwei verschiedene Arten bestimmt. Dies geschieht durch den Vermögensvergleich (Unterschied des eigenen Kapitals zum Jahresende sowie dem vorherigen Jahr) und zugleich durch die Gewinn- und Verlustausgleich.
Zudem muss erklärt werden, dass die Bilanz teilweise aus der Buchhaltung erstellt wird und zugleich durch die Inventur geprüft wird. Im Gegensatz zur einfachen Buchführung werden bei der doppelten Buchhaltung alle Ausgaben und Einnahmen nicht nur einmal, sondern zweimal erfasst. Zugleich wird erfasst, auf welchem Konto die Umsatzbewegung stattfand (zum Beispiel auf dem Bankkonto oder in der Handkasse). Des Weiteren wird erfasst, wozu das Kapital verwendet wurde (zum Beispiel Büromaterial oder Reisekosten).
Aus der einfachen Buchhaltung, welche auch als Milchbüechli- oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezeichnet wird, kann nur gedeutet werden, ob ein Verlust oder ein Gewinn resultiert. Eine doppelte Buchhaltung ist dagegen ein wichtiges Hilfsmittel für den unternehmerischen Erfolg. Aus dieser ergeben sich viele Vorteile. So erhalten die Unternehmen viele zusätzliche Informationen, welche für den Betrieb relevant sind. Daher wissen diese, wie viel Geld das Unternehmen für bestimmte Ziele ausgegeben hat. Aus den Ergebnissen der doppelten Buchhaltung lassen sich noch weitere wichtige Kennzahlen ermitteln, mithilfe derer die Unternehmensinhaber den Erfolg des Betriebes messen und erhöhen können. Dazu gehört zum Beispiel die Liquidität.
Die Bestand- und Erfolgskonten
Das System einer doppelten Buchhaltung ruht auf Buchungssätzen. Eine solche Kontenart ist die Basis für eine korrekte Abfassung des Buchungssatzes. Die Unternehmer müssen deshalb das Konto vorher genau identifizieren, damit diese die Buchungsregel korrekt anwenden können.Es wird hierbei zwischen den Erfolgs- und Bestandskonten unterschieden: So gehen die Bestandkonten in die Bilanz mit ein. Dabei gibt es zwei Seiten und damit auch zwei Gruppen, nämlich die Vermögens- bzw. die Aktiv- sowie die Passivkonten. Letztere sind die Kapitalkonten, welche auf dem Eigen- und Fremdkapital beruhen. Die Bestandkosten enthalten zugleich die Bestände von Schulden und Vermögen.
Die Konten für den Erfolg sind Unterkonten des eigenen Kapitals bzw. für das Reinvermögen und kennzeichnen die Veränderungen des eigenen Kapitals auf. So werden die Erfolgskonten werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Hier gibt es zwei verschiedene Kontenarten. Dabei handelt sich um die Ertragskonten und zugleich um die Aufwandskonten. Dabei werden die Erfolgskosten am Ende eines jeden Geschäftsjahres über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen, d.h. übertragen und abgerechnet. In der Gewinn- und Verlustrechnung stehen alle Erträge und Aufwendungen. Wenn die Gewinn- und Verlustrechnung saldiert wird, wird der Erfolg (Verlust und Gewinn) des Geschäftsjahres ermittelt. Dieser wird zum Ende des Geschäftsjahres über das eigene Kapital abgeschlossen. Ein Gewinn erhöht das eigene Kapital und der Verlust vermindert das Eigenkapital.
Für jede Kontoart können die Unternehmer generell auch andere Unterkonten anlegen, was als Nebenrechnung bezeichnet wird. Die Unterkonten werden zum Ende des Geschäftsjahres über die Hauptkonten geschlossen und dabei wird der Saldo übertragen.
Die Unterkonten erhalten in aller Regel eine ähnliche Nummer (jedoch nicht bei den Kunden bzw. Lieferanten (Kreditoren)), wobei nur die letzten Stellen der Ziffer variiert werden. Es muss darauf geachtet werden, dass die Unterkonten die Eigenschaften des Hauptkontos übernehmen.
