Um bei einem elektronischen Rechnungsempfang und -versand auf der sicheren Seite zu sein, sollte das Unternehmen den Paragraph 14 des UStG beachten. Hier wird erklärt, welche Bedingungen für die elektronisch versandte Rechnung nötig sind, damit alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Es gibt grundsätzlich viele Kunden, welche lediglich Rechnungen in Papierform akzeptieren. Elektronische Rechnungen jedoch, zu denen auch mithilfe der E-Mail verschickte Rechnungen gehören, sind nun rechtlich auf jeden Fall gültig, was ohne eine digitale Signatur erfolgen kann.
Generell muss die elektronische Rechnung die gleichen Anforderungen wie die Rechnung in Papierform erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben der Rechnungslegung entsprechen.
Der Gesetzesgeber hat es seit einiger Zeit sehr viel einfacher gestaltet, dass eine Rechnung per E-Mail verschickt werden kann. Die elektronische Rechnung benötigt inzwischen keine Signatur mehr, damit diese rechtsgültig ist.
5 Rechtliche Ansprüche an elektronische Rechnungen
Die Rechnung grundsätzlich in den meisten Fällen zugleich eine Zahlungsaufforderung dar. Diese ist deshalb ein bekanntes Ziel von Betrügern, um gesetzwidrig an Geld zu kommen. Daher hat der Gesetzgeber unterschiedliche rechtliche Anforderungen erstellt, um die Verbraucher vor Missbrauch zu schützen. Diese Anforderungen sollten die Unternehmen beachten.
Nach § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG muss der Verbraucher dem elektronischen Versand der Rechnung zustimmen, ehe das Unternehmen die Rechnung per Mail versenden darf. Dies ist wie die Opt-in-Pflicht im Bereich des E-Mail-Marketings, jedoch weniger streng. Die Unternehmen müssen nicht ausdrücklich die Zustimmung einholen, es genügt die Zustimmung zu den AGBs, was ebenfalls nicht unbedingt erforderlich ist. Im Umgang mit den Kunden genügt es, wenn der Anwender die elektronisch zugestellte Rechnung bezahlt, also das stillschweigende Einverständnis durch die faktische Übung.
Für das Dateiformat einer elektronischen Rechnung gibt es kein erfordertes Format. Aus Gründen der Sicherheit sollten Unternehmen allerdings auf ein unveränderbares Format zurückgreifen. Meistens ist das PDF-Format im Einsatz. Auf diese Weise lässt sich die Rechnung als Anhang der E-Mail versenden oder der Kunde bekommt einen Link zum Download zugesandt. Die weitere Variante ist vor allem im B2B-Bereich besonders empfehlenswert, da die Spam-Filter vieler Unternehmen besonders sensibel definiert sind und solche Anhänge in der Mail herausfiltern.
Elektronische Rechnungen lassen sich deshalb auf unterschiedlicher Arten verschicken. Dies ist durch eine E-Mail ohne und mit Text- oder als PDF-Anhang, über einen Fax-Server, in Form des Fax per PC, per E-Post oder als Web-Download möglich.
Hierbei ist es wichtig zu wissen, dass Computer- und Standardfax als Rechnung in Papierform gültig sind. Dies hat Effekte auf die Archivierungsart.
Nach § 14b UStG muss der Versender eine digitale Rechnung zehn Jahre lang archivieren. Die neuen Programme bieten jene Möglichkeit und zudem auch die protokollierte und die sichere Zustellung.
Vor allem beim Versand von Rechnungen per E-Mail ist auf viele Aspekte zu achten.
Zunächst ist zu prüfen, ob ein Personenbezug in einer Rechnung enthalten ist. Eine Rechnung des einen Unternehmens an ein anderes (juristische Personen) wird – abgesehen von dem persönlichen Ansprechpartner im Bereich der Buchhaltung – normalerweise keine genauen personenbezogenen Daten enthalten. Hiernach wäre in jener Konstellation der Datenschutz nicht von Bedeutung.
Wenn nun ein Unternehmen oder eine Behörde einen Kunden per E-Mail eine Rechnung zusendet, liegt ein anderer Aspekt vor. Hier wäre wenigstens der Empfänger der Rechnung als natürliche Person mit den Angaben als personenbezogenes Datum nach 4 DSGVO einzuordnen. Das Datenschutzrecht würde in diesem Fall zur Anwendung kommen. Dies ist in Art. 4 der DSGVO definiert.
1. Rechnungen per E-Mail müssen generell dieselben Pflichtangaben beinhalten wie Rechnungen in Papierform.
Nach dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahre 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail ohne eine digitale Signatur und ohne das EDI-Verfahren verschickt werden. Diese sind somit der Papierrechnung gleichgesetzt und müssen entsprechend dieselben verpflichtenden Angaben wie die Papierrechnung enthalten. Diese Angaben sind im § 14 UStG im Absatz 4 zu finden.
Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer, das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie der Umfang und die Art der Leistung sind von besonderer Bedeutung.
Weiterhin muss die Rechnung eine laufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungen und den Zeitpunkt der Zahlung enthalten.
2. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss gegeben sein
Für viele Unternehmen stellt die Rechnung per E-Mail eine besondere Herausforderung dar. Hierbei muss der Rechnungsempfänger zwar nach §14 Abs. 1 UStG einer elektronischen Übersendung der Rechnung zustimmen nach, diese Zustimmung ist jedoch an keine besondere Art und Weise gebunden und kann durch eine Vereinbarung bestimmt werden (z.B. in den geltenden AGBs). Noch wichtiger ist die Zustimmung, die auch unbemerkt erfolgen oder noch im Nachhinein erklärt werden kann.
3. Echtheit Lesbarkeit und Unversehrheit
Es muss die Echtheit, Lesbarkeit und die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung garantiert sein. Die Analogie der Herkunft einer Rechnung, die Vertrauenswürdigkeit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gesichert werden. Dies ist im §14 Abs. 3 UStG definiert. Dies kann durch jedes innerbetriebliche Verfahren zur Kontrolle erreicht werden, welche einen glaubwürdigen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung schaffen kann.
4. Elektronische Archivierung
Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert und revisionssicher sein. Die Rechnungen müssen daher stets elektronisch verarbeitet sein. Das Ausdrucken und die Archivierung in Papierform sind daher überflüssig. Rechnungen müssen dagegen so aufbewahrt sein, wie diese in einem Unternehmen eingetroffen sind. Dies betrifft dabei das Original. Medienbrüche durch das Ausdrucken einer Rechnung sind deshalb zwingend zu vermeiden. Zugleich ist es erlaubt, analog gestaltete Rechnungen zu digitalisieren und durch die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zu verarbeiten. Auf diese Weise wird die Rechnung revisionssicher und digital archiviert. Weitere Diese GoBD-konforme Aufbewahrung der Rechnungen ist von besonderer Bedeutung.
5. Die Aufbewahrungsfrist ist auf 10 Jahre festgelegt
Die Aufbewahrungsfrist von elektronischen Rechnungen beträgt insgesamt zehn Jahre nach §14b UStG. Die Frist zur Aufbewahrung von empfangenen und ausgestellten Rechnungen liegt bei zehn Jahren. Diese beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung zugestellt wurde. Wenn eine Rechnung zum Beispiel am 27.09.2019 ausgestellt wird, beginnt die Frist zur Aufbewahrung am 31.12.2019 und endet am 31.12.2029. Wichtig ist außerdem, dass das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht am 31.12. des Jahres endet. In diesem Fall muss die Rechnung bis zum Abschluss eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich aus diesem Grund einen Aufbewahrungszeitraum von 144 insgesamt Monaten wählen.
Für die Übersendung einer elektronischen Rechnung ist keine definierte Technologie vorgeschrieben. Das Unternehmen, das die Rechnung für den Kunden ausstellt, ist damit frei in der Entscheidung, in welcher Art und Weise es künftig die Rechnungen übermittelt. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass der Kunde bzw. er Empfänger hierzu zugestimmt hat. Dieser stimmt in dem Fall zu, wenn dieser die AGB anerkennt, in welche eine elektronische Übermittlung von Rechnungen festgelegt ist.
Die Bedeutung des Vorsteuerabzugs auf der elektronischen Rechnung
Bewahrt ein Unternehmen die Aufzeichnungen und die Rechnungen nicht in elektronischer Form auf, ist dies für Zwecke des Vorsteuerabzugs unverfänglich. Dieser Abzug ist nicht zu beanstanden, wenn die eigentliche elektronische Rechnung gelöscht worden ist und lediglich der mit Prüfvermerken aufbewahrte Ausdruck als eingescanntes Dokument eventuell gemeinsam mit der ausgedruckten E-Mail abgelegt wird.
Die Rechnungen berechtigen nur dann zu einem Vorsteuerabzug, wenn diese sämtliche gesetzlich notwendigen Angaben enthalten. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen eine Papierrechnung beinhaltet oder ihm diese Rechnung elektronisch übersandt wird. Papier- und elektronische Rechnungen sind daher gleichgestellt. Wie bei der Rechnung in Papierform müssen die Unternehmen bereits im eigenen Interesse überprüfen, ob die Rechnung richtig ist. Die Finanzverwaltung definiert im UStAE, wie die Prüfung von Rechnungen (in Papierform oder elektronisch) dokumentiert werden muss. Aus diesem Grund müssen die Rechnungen genau überprüft werden.
Fazit
Sind Rechnungen per E-Mail rechtssicher? Ja. Solange eine Rechnung per E-Mail alle formalen Bedingungen erfüllen sind diese eben so rechtssicher wie in Papierform.
