Raumkosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen
Als Unternehmer benötigt man eigene Räume, um die Geschäftstätigkeit aufrechterhalten zu können. Das versteht auch das Finanzamt, weswegen die Kosten für die Miete und das Eigentum an eigenen Räumlichkeiten im Endeffekt in Gänze abgesetzt werden können. Dennoch gibt es einige Dinge, die beachtet werden sollten damit die Steuerlast verringert werden kann.
Wann sind die Kosten für einen Raum eine Ausgabe?
Um als Ausgabe anerkannt werden zu können, müssen die Kosten für gewerblich genutzt Räumlichkeiten entstehen. Das bedeutet, dass keine private oder überwiegend private Nutzung stattfinden darf. Problematisch ist deswegen eine gemischte Nutzung. Hier werden in der Regel klare Trennungen empfohlen, damit bei einer Steuerprüfung keine Unregelmäßigkeiten entdeckt werden.
Beispiel: Unternehmer A betreibt sein Gewerbe aus seiner privat genutzten Wohnung heraus. Die Wohnung verfügt über drei Zimmer, wo von eines ausschließlich zur gewerblichen Nutzung vorgesehen und dementsprechend eingerichtet ist. Die Fläche dieses einen Zimmers, sowie die mit dessen Unterhalt verbundenen Kosten, können als Ausgabe in der Steuererklärung angesetzt werden. Um sich abzusichern hat Unternehmer A die Räumlichkeiten so eingerichtet, dass eine private Nutzung nur minimal oder gar nicht in Betracht kommt.
Dem letzten Satz muss eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Denn häufig werden bei Prüfungen starke Mängel festgestellt, sodass die Kosten für die gewerbliche Nutzung der privaten Räume nicht mehr abgesetzt werden können. Ab und an mal Netflix im Büro auf der Couch anschauen ist also keine gute Idee. Eine Einzimmer-Wohnung, die auch gewerblich genutzt wird, dürfte ebenfalls problematisch werden. In der Regel wird hier eine gemischte Nutzung unterstellt, sofern keine räumliche Trennung vom gewerblichen Bereich vorhanden ist. Vielmehr sollte klar ersichtlich sein, dass die Räume in der privaten Immobilie fast nur gewerblich genutzt werden. Die effektivste und einfachste Lösung ist also immer die Miete von eigenen Büroräumen. Denn durch den Mietvertrag ist die gewerbliche Nutzung klar belegt und kann gegenüber dem Finanzamt als Betriebsausgabe nachgewiesen werden.
Welche Kosten gelten als Raumkosten im Rahmen der Betriebsausgaben?
Es gibt eine Reihe von Kosten für Räume, die als betriebliche Ausgabe angesetzt werden können. Dazu gehören unter anderem auch steuerliche Belastungen für eigene Immobilien. So werden Immobilieneigentümer gegenüber Mietern nicht benachteiligt und können dieselben Vorteile genießen. Die nachfolgende Aufzählung ist nicht abschließend, soll aber noch einmal verdeutlichen welche Möglichkeiten es gibt.
- Kosten für die Miete einer gewerblich genutzten Fläche
- Anteilige Kosten für die Miete von gewerblich genutzten Privaträumen, sofern die gesamte Nutzung überwiegend privat und die gewerbliche Nutzung nur anteilig und erkennbar erfolgt. In diesem Fall ist die Fläche der gewerblichen Nutzung entscheiden für die Berechnung der Kosten
- Strom-, Wasser-, und andere Versorgungskosten
- Reparaturkosten
- Reinigungskosten
- Schornsteinfegerkosten
- Grundsteuer
- Kosten für Gebäudeversicherungen
Bei einem überwiegend privat genutzten Gesamtraum müssen auch die einzelnen Kosten immer anteilig angesetzt werden. Beispiel: Unternehmer A hat ein Haus mit einer Wohnfläche von 100 m². Davon nutzt er 20 m² gewerblich. Die kumulierten Kosten für Reparatur, Unterhalt, Steuern und andere Kosten kann er anteilig auf die 20 m² gewerbliche Fläche als Betriebsausgabe von seiner Steuer als Unternehmer absetzen.
Wichtig zu wissen!
Kosten für den laufenden Betrieb des Büros und der gewerblich genutzten Räume, also Kosten für die Betriebsmittel sind in keinem Fall als Kosten für den Raum anzusetzen. Das ist ein häufiger Fehler, der gerade vielen jungen selbständigen Unternehmern passiert. Vielmehr handelt es sich hierbei in der Regel um Ausgaben für den Betrieb, die in Gänze von der Steuer abgesetzt werden können. Eine Ausnahme bilden hier Renovierungen, sowie Umzüge. In diesen besonderen Fällen können diese Kosten als Umzugskosten auf die gesamten Kosten für den Raum umgelegt und so steuermindernd aktiviert werden. In diesem Fall ist es wichtig, dass der Umzug oder die Renovierung ausreichend begründet und belegt werden können. Gründe hierfür könnten beispielsweise Absatzschwierigkeiten, oder aber konkrete Beeinträchtigungen des Betriebes sein. In diesem Fall müssen dann die Quittungen für die Maßnahmen gesammelt und als Beleg aufbewahrt werden.
Fazit: Es gibt viele Sparpotentiale, es lohnt sich genauer hinzuschauen
Als Unternehmer profitiert man im Bereich der Kosten für Räume sehr stark von dem Steuerrecht und seinen Möglichkeiten. Der Gesetzgeber lässt hier viele Spielräume und ermöglicht mit einem klar strukturierten Regelwerk die effektive Nutzung von gewerblichen Räumlichkeiten, und sogar die Nutzung von privaten Räumen zum gewerblichen Zweck. Für Unternehmer ist das sehr wichtig, denn hier gibt es viele Sparpotentiale. Diese senken die Steuerlast für den Betrieb ungemein, weswegen sich ein Blick in das Regelwerk und der Gang zum Steuerexperten fast immer lohnen kann.
