Privatentnahmen und -einlagen kommen bei Personen- bzw. Einzelunternehmern oder Personengesellschaften oftmals vor und sind erlaubt – allerdings nur durch den Eigentümer. Bei den Kapitalgesellschaften sind diese hingegen nicht zulässig, weil die Gesellschafter bei jenen Unternehmensarten keinen privaten Zugang zu dem Geschäftsvermögen bekommen sollen.
So können die Privatentnahmen und die -einlagen in bestimmten Fällen den Gewinn verringern oder steigern, weshalb eine genaue Versteuerung und Buchung unabwendbar ist.
Was ist eine Privatentnahme?
Privatentnahmen können zum Beispiel von Gesellschaftern in Einzelunternehmen fingiert werden, da diese kein Gehalt bekommen. Sie können sich einen Anteil aus der Unternehmenskasse nehmen oder ebenfalls einen Sachgegenstand auswählen. Die Entnahmen dürfen jedoch nicht den bestehenden Gewinn mindern, beispielsweise, um Steuern sparen zu können.Bei den Privatentnahmen besteht eine Umsatzsteuerpflicht, diese werden in zwei Kategorien unterteilt. Einerseits handelt es sich dabei um eine Geldentnahme, welche umsatzsteuerfrei ist und andererseits wird ein Gegenstand oder eine weitere Leistung als steuerpflichtig betrachtet.
Einzelunternehmer bezahlen sich im Vergleich zu den Kapitalgesellschaften kein Gehalt, sie können sich stattdessen die Privatentnahmen nehmen. Die ist dazu gedacht, um den Lebensunterhalt bestreiten zu können, es muss jedoch stets eine Art Unterkonto geben, bei welchem diese Entnahme verbucht werden muss. Hierbei darf kein negativer Betrag entstehen. Viele Unternehmer denken, wenn diese Privatentnahmen nehmen, dass dann das Geld auf dem Firmenkonto fehlen muss. Dies ist jedoch ein Irrtum, denn der Gewinn ist nicht mit dem Betriebsvermögen gleichzusetzen. Gibt es eine Privatentnahme, kann diese nicht unter den Betriebsausgaben verbucht werden.
Die Finanzämter betrachten diese Privatentnahmen als sensibel, denn wenn es dabei um die Umsatzsteuer geht, sind diese sehr streng. Wird beispielsweise ein Wareneinsatz von 500 Euro angegeben und die Waren werden für 1200 Euro wieder verkauft, dann muss die Differenz als Privatentnahmen verbucht werden. Für Anfänger auf diesem Gebiet ist dies schwer zu verstehen, aber der Steuerberater kann hierzu sehr gut Auskunft geben.
Die Privatentnahmen bedeuten, dass die Unternehmer das Eigentum des Betriebes von geschäftlichem Gebrauch zum privaten Gebrauch zurück überschreibt. Dieses Verfahren erfolgt nach den Privateinlagen. Diese bezeichnen die Überschreibung von privaten finanziellen Gütern oder Mitteln zum geschäftlichen Gebrauch.
Dies ist eine durchaus verbreitete und übliche Praktik für Existenzgründer direkt nach der Gründung, weil dies unterschiedlicher Vorteile mit sich bringen kann.
Die Privatentnahmen bedeuten daher, dass Unternehmen dieses Betriebseigentum von geschäftlichem Gebrauch zum privaten Gut zurück verändert. Es gibt mehrere unterschiedliche Formen der Privatentnahme. Dies sind Sach-, Bar-, Leistungs- und Nutzungsentnahmen.
Das private Konto, auf dem alle Entnahmen und Einlagen eines Unternehmers verbucht werden, wird damit belastet und es wird dem privaten Konto des Unternehmensgründers gutgeschrieben.
Dieses Geld soll zum Bezahlen des privaten Unterhaltes und der Entfaltung des Gründers genutzt werden, weil dies als dessen Gehalt betrachtet wird.
Bei den Sachentnahmen handelt es sich beispielsweise um ein Werkzeug, das der Unternehmer nun für seine privaten Zwecke verwenden möchte oder den Geschäftswagen, der nun nicht mehr als solcher verwendet werden soll. Ebenso werden Endprodukte des Unternehmens als Sachentnahmen bezeichnet, wie zum Beispiel die Mitnahme von Getränken vom Eigentümer des Unternehmens für den Verzehr nach der Arbeit.
Nutzungsentnahmen sind zum Beispiel die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs für private Absichten, ohne das Auto gänzlich dem privaten Gebrauch zu übertragen. Dabei gelten besondere Regeln, die sogenannte Ein-Prozent-Regel. Diese Regel besagt, dass für private Fahrten mit dem Geschäftswagen jeden Monat ein Prozent des derzeitigen Listenpreises aus dem Land, in dem sich der Unternehmer befindet, bezahlen muss. Die Verwendung des Unternehmenswagens für private Fahrten ist eine der am meisten bekanntesten Formen der Nutzungsentnahmen.
Eine weitere Form der Privatentnahmen ist die Leistungsentnahme. Diese erklärt zum Beispiel die Verwendung der Dienstleistung der Reinigungskraft des Unternehmens im privaten Haus des Unternehmers.
Was ist eine Privateinlage?
Als Privateinlagen wird die Finanzierung des Unternehmens durch den Unternehmer oder durch verschiedene Gesellschafter eines Unternehmens aus deren Privatvermögen bezeichnet. Hierbei ergeben sich für die Einlagen keine Vorteile. Das eigene Kapital des Unternehmens steigt, jedoch die Übertragung gilt hierbei als erfolgsneutral. So erhöht sich der Gewinn des Unternehmens sich durch die Privateinlagen nicht.Bei den Privateinlagen stecken die Unternehmer die eigenen Sachmittel oder die finanziellen Mittel in ihr Unternehmen, um auf diese Weise das Eigenkapital zu erhöhen und die Liquidität zu optimieren. Dies gilt ebenfalls bei Personengesellschaften. Hier hat jeder Gesellschafter hat die Chance, Teile des eigenen Vermögens der gesamten Unternehmensgesellschaft zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist dabei, dass die Privateinlagen die Gewinnspanne des Unternehmens nicht erhöhen, sondern nur das Eigenkapital. So ist das zusätzliche Vermögen nicht aus dem operativen Geschäftsbereich heraus entstanden, sondern es stammt aus externen Mitteln.
Die Privateinlagen beschreiben die Zuführung des privaten Vermögens oder Gegenständen des Unternehmens zu der eigenen Firma. Dabei ist zu beachten, dass nur der Eigentümer des Unternehmens die Erlaubnis besitzt, seinem Unternehmen diese Privateinlagen zuzuführen.
Eine solche Methode ist für viele junge Unternehmer meistens erforderlich, um am Beginn das Geschäft zu starten und außerdem eine gute Möglichkeit, Existenzgründern zu einer besseren Zahlungsfähigkeit zu verhelfen. Die Privateinlagen können somit in zwei unterschiedlicher Arten eingeteilt werden. Dies sind die Bar- und die Sacheinlagen.
Bei den Bareinlagen handelt es sich um die Zufuhr von Geldmitteln zum Zweck von beispielsweise einer Begleichung zu zahlender und offener Posten oder die Anschaffung von Material für das Unternehmen. Dabei handelt es sich um die häufigere Form der Privateinlagen. Bei den Sacheinlagen handelt es sich dagegen um private Bestände des Unternehmers, welche der Firma zur freien Verwendung übergeben werden.
Dies kann zum Beispiel ein Fahrzeug sein, das vom privaten Fahrzeug zu einem Geschäftswagen umfunktioniert wird, sowie ein Rechner, benötigte Maschinen oder sogar private Grundstücke.
Dabei ist zu beachten, dass bei den Sacheinlagen, welche älter als 3 Jahre sind, der derzeitige Wert des Gegenstandes berechnet und in die Rechnungslegung übernommen werden muss.
Die privaten Einlagen entstehen durch die Überführung der Wirtschaftsgüter und Bargeld oder Rechte sowie durch Kapital- aus dem Privatvermögen in das betriebliche Vermögen.
Aufwendungen und Erträge, welche mit den Einlagen in Verbindung stehen, sind als Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben zu verstehen. Die Folge einer Überführung von Geldmitteln oder Wirtschaftsgütern kann deshalb die Entstehung der Einkommen- und Gewerbesteuer sein.
Verschiedene Reserven, welche sich auf Einlagen wie Kapitalvermögen und Wirtschaftsgüter bilden, sind beim Rücktritt der Einlagen aus dem betrieblichen Vermögen zu realisieren und damit zu versteuern. So können Verluste der Einlagen, wie beispielsweise Abschreibungen, gewinnmindernd angerechnet werden.
Die Einlagen müssen zum Zeitpunkt der Zuführung in das betriebliche Vermögen mit dem Teilwert ermessen werden. Davon sind zwei Ausnahmen zu beachten. So dürfen die Einlagen höchstens mit den Herstellungs- oder Anschaffungskosten bewertet werden, wenn das Wirtschaftsgut in den letzten drei Jahren vor einer Zuführung zum betrieblichen Vermögen hergestellt oder angeschafft worden ist oder wenn das zugeführte Gut ein Teil der Kapitalgesellschaft ist und der Steuerzahler an dieser vornehmlich beteiligt ist.
