Mailinglisten können als Diskussionsplattform oder als leistungsstarkes Newslettersystem auf Mailebene eingesetzt werden.
Die Unternehmen möchten ab und zu Informationen über Neuerungen, Veranstaltungen, oder Produkte verschicken und sich hierbei nicht um die Newsletterabonnements kümmern. Dies ist das bekannteste Verwendungsgebiet für die Mailingliste. Eine solche Liste kann so eingestellt werden, dass sich die Bewerber selbst aus- und einschreiben können. Der Autor schickt den Newsletter nur einfach noch an die Liste, welche den Rest erledigt.
Auf einer Liste tauschen sich die Teilnehmer über ein definiertes Thema aus. Dabei kann jedes Mitglied eine Nachricht an diese Liste senden und damit alle anderen Teilnehmer erreichen. Die Mailinglisten können zum Beispiel die interne Kommunikation eines Arbeitsteams verbessern.
Die Erstellung einer Mailingliste
Mailinglisten werden oftmals in speziellen Programmen erstellt. Im E-Mail-Kampagnen-Dashboard wird zur Erstellung auf „Hinzufügen“ geklickt.Nachdem die Unternehmen eine solche Liste erstellt haben, können diese Kontakte einzeln hinzufügen, die Liste mit den Anmeldeformularen verbinden und ebenfalls als CSV-Datei importieren.
Für das Hinzufügen von Kontakten gibt es im Netz viele nützliche Tipps. Die Kontakte werden auf Mailinglisten meistens in alphabetischer Reihenfolge auf der Basis der Mail-Adresse angezeigt. Hiermit kann ein Unternehmen bis zu 20 Mailinglisten besitzen.
Die Mailinglisten haben keine Begrenzung der Abonnenten, aber wenn die Liste mehr Abonnenten als das Sendelimit hat, können keine Kampagnen an diese Liste gesendet werden.
Es muss beim Einfügen und Kopieren von E-Mail-Adressen in die Mailingliste oder die .csv-Datei sichergestellt sein, dass der Unternehmer diese als Klartext einfügt, um nicht unterstützte Formatierungen und Zeichen zu vermeiden, welche zu Fehler führen können.
Der wichtigste Schritt besteht darin, die Formulare für Newsletter und anderes Marketingmaterial im Zusammenhang mit der Einhaltung der DSGVO zu prüfen. Damit wird garantiert, dass neue Abonnenten anstandslos alle nötigen Informationen bekommen und hilft dabei, die Opt-in-Kampagnen auszuführen.
Zugleich sollten die Unternehmen überprüfen, ob die Anmeldeformulare funktionieren und die Abonnenten tatsächlich der Liste zugefügt werden und ob diese attraktiv genug sind, dass mögliche Abonnenten sich dazu anmelden können.
Aktionen, die mit der Mailingliste in Verbindung stehen
Die treuesten Abonnenten der Mailingliste sind meistens diejenigen, welche sich auf der Liste eintragen, weil diese die aktuelle Werbung kennen und mehr Hintergrundinformationen oder Details erfahren möchten. Das Unternehmen muss sich nur überlegen, wie es an diese Abonnenten kommt.Die Leser sind auf jeden Fall sehr interessiert. Der Sinn einer Mailingsliste ist es, diesen zwischen den Erscheinungsdaten der Literatur etwas zu geben – bestenfalls dasselbe, was sie von der Literatur bekommen. Wenn das Unternehmen sich nicht um die Pflege der Mailingliste bemüht, wird es hohe Absprungraten haben. Das heißt, es verliert Interessenten – nur, weil das Unternehmen nicht die Arbeit geleistet hat, die notwendig ist, um die Mailingliste zu pflegen.
Gut ist, dass die Pflege nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.
Ein Aufruf zum Handeln in der Mailingliste ist die Call-to-Action (CTA) ist ein einfacher und kurzer Satz, in dem der Leser dazu aufgefordert wird, eine spezielle Anweisung zu ergreifen, also beispielsweise sich anzumelden oder eine Bewertung abzugeben, um Updates oder weitere Informationen zu erhalten.
Der Autor muss auf jeden Fall sicherstellen, dass er die CTAs an vielen Orten wie nur möglich hinterlässt. Der beste Ort, um die Leser in die Mailingliste aufnehmen zu können, befindet sich am Ende der Literatur. Dies ist der Fall, da der Leser dem Unternehmen gewogen sein wird. Hat das Unternehmen zum Beispiel ein Buch fertiggestellt es hat dabei ein zufriedenstellendes Ende gegeben, dann werden die Kunden meistens auch das nächste Buch lesen. Dazu müssen diese sich der Liste anzuschließen. Die Rückseite des Buches muss hierbei nicht der einzige Ort sein, an welchem der Autor die einen CTA hinterlässt. Er kann auch einfach einen anderen vorn in dem Buch hinterlassen. Zugleich gibt es die Möglichkeit, dass der Autor weniger Anmeldungen von vorne bekommt, da die Leser das Buch zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelesen haben. Einige werden sich unabwendbar anmelden und deshalb lohnt es sich, einen zusätzlichen CTA für diejenigen hinzuzufügen, welche das tun werden.
Wenn der Autor außer den CTAs in dem Buch zugleich eine Autoren-Webseite hat, was er haben sollte, dann sollte auf der Seite in Form eines Banners oder eines Popups zu sehen sein, die auf den Newsletter hinweisen.
Der Umgang mit Kontakten in den Mailinglisten
In der Mailingliste können die Kontakte einzeln und manuell hinzugefügt werden. Dazu wird im Programm auf die Mailingliste geklickt.Ist die Mailingliste noch leer, dann werden die Abonnenten manuell hinzugefügt. Wenn die Mailingliste schon Abonnenten hat, dann wird ein neuer Abonnent hinzugefügt.
Dazu wird die E-Mail-Adresse sowie der Vor- und Nachname des Abonnenten hinzugefügt. Letzteres kann optional erfolgen.
Mit dem Schalter „Marketing“ wird die Aktion bestätigt, dass das Unternehmen über die Erlaubnis verfügt, dem Abonnenten die Marketing-E-Mails zu schicken.
Eventuell wird bei diesem Schritt eine Fehlermeldung angezeigt. So muss die E-Mail-Adresse gültig sein. Ein solcher Fehler wird dann angezeigt, wenn die eingegebene Mail-Adresse nicht gültig ist. Wenn die Mail-Adresse korrekt ist, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass vor oder nach dem Text keine Leerzeichen im Text vorhanden sind, vor allem wenn sie die Adresse kopiert und danach eingefügt haben.
Ebenfalls können in die Mailingliste Kontakte importiert werden. Die Unternehmen können eine CSV- Liste mit bestehenden Kontakten importieren, die sie aus einem anderen Mail-Marketing-Dienst exportiert haben.
Um die Mailkontakte als neue Liste importieren zu können, erstellen die Unternehmen einen neuen Verteiler und klicken danach auf „CSV importieren“.
Wenn die Mailingliste einen oder schon mehrere Kontakte enthält, kann die Liste hinzuimportiert werden.
Listen, welche für Kampagnen hochgeladen wurden, dürfen höchstens 50.000 Kontakte beinhalten. Wenn Mailinglisten mit doppelten Kontakten hochgeladen werden, schließt das System die Duplikate schon aus. Die CSV-Datei kann drei Spalten enthalten und muss auf bestimmte Art und Weise aufgebaut sein. Diese enthält die E-Mail-Adresse, die Vor- und den Nachnamen.
Falls die CSV-Datei in den ersten drei Spalten verschiedene Daten enthält, werden diese von dem System dennoch importiert, unabhängig davon, wie diese genannt werden oder welche Informationen sie beinhalten. Wenn die dritte Spalte zum Beispiel zweite Vornamen hat, werden diese als Nachname in die Mailingliste importiert.
