Wenn du dich haupt- oder nebenberuflich selbstständig machen willst, musst du im Vorfeld einige Dinge beachten. Als Freelancer hast du dabei in einigen bürokratischen Bereichen Erleichterungen. Zum Beispiel musst du in den meisten Fällen kein Gewerbe anmelden. Um eine Anmeldung beim Finanzamt kommst du aber nicht herum. Hier ist eine entscheidende Frage zu klären: Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch oder nicht?
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich auf die Umsatzsteuer. Nutzt du die Regelung, kannst du dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien. Du musst dann keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, hast aber gleichzeitig nicht das Recht, Umsatzsteuer auf die von dir bezogenen Waren und Dienstleistungen als Vorsteuer geltend zu machen.
Die Beantragung zur Befreiung von der Umsatzsteuer ist im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung enthalten, den du vom Finanzamt oder von der Internetseite des Finanzamts bekommst. In diesem Formular findest du in Zeile 7.3 die Frage zur Regelung für Kleinunternehmer. Du setzt entsprechend dein Kreuz, wenn du diese Regelung in Anspruch nehmen möchtest, oder nicht.
Voraussetzungen als Kleinunternehmer
Natürlich gibt es Voraussetzungen, die du als Freelancer erfüllen musst, um als Kleinunternehmer zu gelten. Das wird im Paragrafen 19 des Umsatzsteuergesetzes beschrieben. So können nur bestimmte Rechtsformen an Unternehmen als Kleinunternehmer angesehen werden. Freiberufler zählen ausdrücklich dazu.
Wichtiger sind somit für dich die Umsatzgrenzen, die du einhalten musst. Im Jahr der Gründung darf dein Umsatz 22.000 Euro nicht überschreiten. Wenn du deine freiberufliche Tätigkeit nicht am 01.01. aufnimmst, musst du deine geschätzten Umsätze für das Gründungsjahr auf das gesamte Jahr hochrechnen. Für die weiteren Jahre gilt dann weiterhin die Grenze von 22.000 Euro für das vorangegangene Jahr und eine Grenze von 50.000 Euro Gesamtumsatz für das laufende Jahr.
Wenn du zum Beispiel im vorherigen Jahr 21.000 Euro umgesetzt hast und im aktuellen Jahr 30.000 Euro umsetzt, kannst du für das aktuelle Jahr weiterhin als Kleinunternehmer gelten. Im folgenden Jahr wirst du dann aber umsatzsteuerpflichtig und bist kein Kleinunternehmer mehr. Die erste Grenze hättest du dann überschritten. Hinweis: Wenn du zu Anfang des Jahres deinen Gesamtumsatz auf weniger als 50.000 Euro schätzt aber am Ende des Jahres über 50.000 Euro kommst, kannst du dennoch für dieses Jahr als Kleinunternehmer gelten (falls du im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz hattest). Ähnliches gilt auch, wenn du dich im Gründungsjahr zu niedrig einschätzt. Dann bist du direkt im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr.
Kleinunternehmer, nicht Kleinunternehmung
Weiterhin gilt, dass die Regelung zum Kleinunternehmer an die Person geknüpft ist, nicht an die Tätigkeit. Das bedeutet, wenn du mehrere freiberufliche Tätigkeiten ausübt, werden die jeweiligen Umsätze zusammengezählt. Du kannst zwar ohne Probleme dem Finanzamt mehrere Freiberufe melden, als Kleinunternehmer kannst du aber nur dann gelten, wenn alle Umsätze zusammen innerhalb der genannten Grenzen liegen. Es gibt allerdings einige wenige Tätigkeitsbereiche, die generell nicht der Umsatzsteuer unterliegen. Die Einnahmen aus diesen Tätigkeiten, zum Beispiel als Arzt oder Lehrkraft an öffentlichen Schulen, zählen nicht in die Umsätze zur Kleinunternehmergrenze hinzu. Für die meisten Freelancer dürfte diese Ausnahme aber nicht relevant sein.
Untere Grenze neu seit 2020
Die untere Grenze von 22.000 Euro gilt erst seit Beginn des Jahres 2020. Wer noch im Jahre 2019 gegründet hat, profitiert aber von einer Übergangsregelung. Die alte Grenze von 17.500 muss für das Jahr 2019 nicht eingehalten werden. Es kann bereits die neue Grenze von 22.000 Euro herangezogen werden. Die weiteren Voraussetzungen sind entsprechend einzuhalten.
Vor- und Nachteile als Kleinunternehmer
Du musst, selbst wenn du die Voraussetzungen erfüllst, nicht als Kleinunternehmer tätig werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du auf die Regelung als Kleinunternehmer auch verzichten und dich für die sogenannte Regelbesteuerung entscheiden. Kleinunternehmer- oder umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit haben jeweils eigene Vor- und Nachteile.
Der Vorteil als Kleinunternehmer ist die erleichterte Bürokratie. Du musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, somit keine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Nachteil dabei ist, dass du keine Vorsteuer geltend machen kannst. Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die du auf die Waren und Dienstleistungen zahlen musst, die du als Freelancer einkaufst. Diese Mehrwertsteuer wird allerdings Teil deiner Betriebsausgaben, wenn du Kleinunternehmer bist, und mindern somit deinen Gewinn und deine Einkommensteuerschuld.
Eine weitere Erleichterung liegt in der Erstellung der Umsatzsteuererklärung für das Finanzamt. Auch als Kleinunternehmer musst du eine solche Erklärung neben einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung sowie der normalen Einkommensteuererklärung einreichen. Die Umsatzsteuererklärung (und auch die Einnahmenüberschussrechnung) ist aber sehr einfach zu erstellen und erfordert meist nur das Eintragen weniger Zahlen.
Bei der Rechnungserstellung musst du als Kleinunternehmer mangels Umsatzsteuerpflicht auch keine Mehrwertsteuer ausweisen. Für sich ist der Rechnungsbetrag brutto und netto identisch, somit auch für deine Kunden. Allerdings musst du deutlich in der Rechnung vermerken, dass du als Kleinunternehmer agierst - mit einer entsprechenden Formulierung, wie zum Beispiel „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“.
Wenn du im B2C-Geschäft als Freelancer bist, also Endverbraucher als Kunden hast und keine Firmen, kannst du als Kleinunternehmer einen Preisvorteil ausspielen. Da du keine Umsatzsteuer auszuweisen hast, kannst du im Vergleich zu einem umsatzsteuerpflichtigen Konkurrenten den Kunden einen besseren Preis anbieten. Der Vorteil verschwindet natürlich, sobald du bei guter Entwicklung irgendwann nicht mehr als Kleinunternehmer auftreten kannst. Dann kann es auch schwierig werden, die notwendige Preissteigerung weiterzugeben.
Vor allem im B2B-Bereich gibt es als Kleinunternehmer unter Umständen Nachteile. Sind deine Kunden überwiegend Unternehmen, dann werden dort Kleinunternehmer oft nicht so gut angesehen und gelten nicht selten als unprofessionell. Weiterhin gilt bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen der Preisvorteil eines Kleinunternehmers nicht. Im Gegenteil: Da Unternehmen von deiner Rechnung keine Vorsteuer geltend machen können, sehen sie in der Beauftragung von Kleinunternehmern allein hierin manchmal schon einen Nachteil.
Ein weiterer Nachteil als Kleinunternehmer macht sich vor allem in der Gründungszeit bemerkbar. Wenn du hohe Anfangsinvestitionen tätigen musst, dann hast du zum Start mangels Möglichkeit, die Vorsteuer abzuziehen, deutlich höhere Betriebsausgaben. Das geht zulasten deiner Liquidität. Solltest du zum Beispiel noch einen weiteren Kredit benötigen, kann sich die geringere Liquidität zu schlechteren Kreditkonditionen führen.
Sollte ich dann Kleinunternehmer werden?
Die genannten Vor- und Nachteile machen es notwendig, dass du dir Gedanken im Vorfeld machen musst, ob du Kleinunternehmer sein willst oder nicht. Eine pauschale Empfehlung gibt es dabei nicht. Das hängt, wie so oft, von den Umständen ab. Als grobe Orientierung:
Wenn du als Freelancer Vollzeit einsteigen willst, lohnt sich die Regelung als Kleinunternehmer für gewöhnlich nicht. In dem Fall wirst du sicher anstreben, möglichst schnell mehr als 22.000 Euro Umsatz im Jahr zu machen. Ansonsten würde sich eine Vollzeittätigkeit in Selbstständigkeit auch gar nicht rechnen. Da kannst du am besten von Anfang an auf die Regelbesteuerung setzen und wirst umsatzsteuerpflichtig.
Als nebenberuflicher Freelancer, der vor allem im B2B-Geschäft tätig ist, solltest du ebenfalls eher nicht als Kleinunternehmer auftreten. Du hast deutlich mehr Nachteile als Vorteile und der zusätzlich Verwaltungsaufwand zum Beispiel durch die Umsatzsteuervoranmeldung ist heute kaum der Rede wert.
Sind deine Kunden Endverbraucher und du bist nebenher Freelancer, dann ist ein Auftreten als Kleinunternehmer durchaus zu überlegen. Wenn deine Startinvestitionen nicht zu hoch sind und du den Preisvorteil nutzt, kann sich das Kleinunternehmertum hier bewähren. Eine ähnliche Überlegung kannst du anstellen, wenn deine Kunden überwiegend öffentliche Einrichtungen oder andere nicht der Umsatzsteuer unterliegende Unternehmen, Vereine und ähnliches sind.
Kann ich zwischen Kleinunternehmer und Regelbesteuerung beliebig wechseln?
Als letzter Punkt muss die Wechselmöglichkeit erwähnt werden. Wenn du dich im Rahmen der Gründung dafür entscheidest, nicht Kleinunternehmer zu werden, bist du zunächst fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden - unabhängig von der Entwicklung deiner Umsätze. Wenn du die Voraussetzungen als Kleinunternehmer nicht mehr erfüllst, wirst du auch automatisch mit der Regelbesteuerung veranschlagt. Darüber wirst du vom Finanzamt nicht informiert, sondern über deine Umsätze und den Grenzen musst du selbst informiert bleiben. Wenn du also nah an die Grenzen kommst, behalte deine Umsätze im Blick. Bei einem Wechsel in die Regelbesteuerung musst du auch die Rechnungsstellung entsprechend anpassen.
Ansonsten ist ein Wechsel jeweils nach Ablauf eines Geschäftsjahres möglich. Sowohl von der Regelung als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung und umgekehrt. Es müssen dann nur die Voraussetzungen erfüllt sein. Wer also nach vielen Jahren feststellt, die Umsätze liegen innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Grenzen, kann auf Antrag beim Finanzamt zum Kleinunternehmer werden. Auch mehrmalige Wechsel sind denkbar. In der Praxis wird das aber eher selten anzutreffen sein.
