Nicht alle Beträge, die ein Selbständiger für seine beruflichen Aktivitäten ausgibt, kann er als Betriebsausgaben in seiner Steuererklärung angeben. Der Gesetzgeber hat klare Kriterien formuliert, um Berufliches und Privates auch bei den Betriebskosten zu trennen.
Welche Ausgaben erkennt das Finanzamt an?
Im Prinzip sind alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit Deinem Beruf notwendig werden, als Betriebsausgaben zu verstehen. Dazu gehört alles, was Kosten verursacht, wenn Du den Betrieb führst oder unternehmerisch handelst. In aller Regel kommt es dann zu einem Abfluss von Kapital, in einigen Fällen werden aber auch Sachwerte abgegeben, zum Beispiel Vorprodukte oder Vorräte. Die Ausgaben mindern den Umsatz und als Folge auch den Gewinn der Firma. Letzterer ist die Grundlage für die Berechnung der Steuer, und viele Unternehmer versuchen, den Gewinn herunterzurechnen. Deshalb produzieren sie möglichst viele Ausgaben, denn so verringert sich der Gewinn und damit der Betrag, den das Finanzamt von ihnen fordert.
Betriebskosten bei Freiberuflern und Selbständigen
Damit der Sachbearbeiter bei der Steuerbehörde Deine Kosten als betrieblich veranlasst anerkennt, müssen die Beträge erforderlich sein, üblich und zweckmäßig für das Unternehmen. Im Folgenden ist eine Liste von Ausgaben, die bei einem Selbständigen die genannten Voraussetzungen erfüllen und steuerlich absetzbar sind – ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
- Abschreibungen auf Investitionen
- Darlehen und anfallende Zinsen
- Warenvorräte
- Lohn- und Gehaltszahlungen
- Dienstleistungen
- Anzahlungen
- Geschäftsreisen
- Bewirtungskosten
- Geschenke
- Mieten
- Kosten für Kraftfahrzeuge
- Telefon-, Internetkosten
- Steuern
Besondere Bestimmungen bei Anzahlungen und Darlehen
Bei den Anzahlungen solltest Du allerdings beachten: Sie sind im selben Jahr als Betriebskosten anzugeben, wenn sie sich auf das Umlaufvermögen beziehen oder auf andere Aufwendungen, die sofort abziehbar sind. Bei Wirtschaftsgütern des vorhandenen Anlagevermögens können die Anzahlungen aktuell nicht abgezogen werden, sie sind aber zu aktivieren.
Eine Darlehensschuld gilt nicht als Betriebsausgabe, wie auch der Eingang einer Geldsumme keine Betriebseinnahme darstellt. Abzugsfähig sind für Selbständige allerdings Kosten, die im Zusammenhang mit dem Darlehen entstehen, also Disagio und Zinsen.
Die Pauschale für die betrieblichen Kosten
Einige Berufe können für die Betriebskosten einen Pauschalbetrag in Anspruch nehmen. Dann muss nicht jede Ausgabe einzeln aufgelistet und nachgewiesen werden. Sind die tatsächlichen Aufwendungen aber höher, solltest Du auf die Pauschale verzichten und einzeln abrechnen.
Bei einer schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit, die hauptberuflich selbständig ausgeübt wird, kannst Du einen pauschalen Betrag in Höhe von 30% der Einnahmen beim Finanzamt als Kosten geltend machen. Maximal erkennt die Steuerbehörde jedoch nur 2 455 Euro pro Jahr an.
Handelt es sich um eine Nebentätigkeit als Schriftsteller oder im wissenschaftlichen Bereich, als Vortragender oder um eine nebenberufliche Lehr- oder Prüfungstätigkeit, beträgt die Pauschale 25% der Einnahmen oder höchstens 614 Euro pro Jahr.
Privates und Berufliches trennen
Nicht alle Kosten, die für Dich im Zusammenhang mit Deiner Selbständigkeit entstehen, erkennt das Finanzamt an. Meist kommt es zu Konflikten mit dem Sachbearbeiter, wenn man die Ausgaben nicht eindeutig dem Beruf zuordnen kann. Die Mietkosten sind etwa dann problematisch bei der Steuererklärung, wenn sich das Büro in Deiner eigenen Wohnung befindet. Dann geht die Steuerbehörde davon aus, dass Du den Raum unter Umständen auch für private Zwecke nutzt. Bei einem Wohnraum mit zusätzlich beruflicher Funktion kommt es auf die Details an, und das Amt fordert dann von Dir dezidierte Informationen bezüglich der Nutzung. Denn es will feststellen, in welchem Umfang der Raum zu beruflichen Zwecken verwendet wird.
Die vorweggenommenen Betriebsausgaben
Viele Unternehmungen verursachen Kosten, bevor sie überhaupt erst begonnen werden. Auch wenn Du noch keinen einzigen Euro eingenommen hast, kommt es oft bereits zu Ausgaben. Für die Steuer ist entscheidend, dass die Beträge in einem direkten Zusammenhang mit der zukünftigen Selbständigkeit stehen, denn dann handelt es sich um vorweggenommene Ausgaben. So fallen etwa Finanzierungskosten an, um die freiberufliche Tätigkeit erst zu ermöglichen. Bei der Gründung des Unternehmens oder bei einem Kauf eines bereits etablierten Betriebs kommt es zu Reisekosten oder Vermittlungskosten, die ebenfalls als vorweggenommene Kosten gelten. Geht es aber nur um die Vorbereitung einer Entscheidung bezüglich der selbständigen Tätigkeit, sind die entstehenden Ausgaben komplett selber zu tragen.
Ausgaben, die nicht abzugsfähig sind
Der Gesetzgeber hat im Steuerrecht eindeutig definiert, welche Ausgaben nur teilweise und welche gar nicht auf den Gewinn angerechnet werden dürfen. Das Handelsrecht hingegen kennt derartige Einschränkungen nicht. So kann es einen Unterschied zwischen dem Gewinn im Sinne des Handelsrechts und der steuerrechtlichen Gewinnermittlung geben. Bei einer GmbH kommt es zu derartigen Inkongruenzen, und die Steuerbilanz weist dann einen höheren Ertrag aus als die Unternehmensbilanz, weil hier bestimmte Positionen den Gewinn leider nicht mindern können. Der handelsrechtliche Gewinn fällt allerdings höher aus, weil nach dieser Rechnung einige zusätzliche Kosten in der Bilanz auftauchen und das Ergebnis mindern.
Nur teilweise anzurechnen
Das Einkommensteuergesetz definiert in seinen Paragraphen 4, 5 und auch 9 die Arten von Betriebskosten, die Du nur teilweise oder unter bestimmten Bedingungen bei der Steuererklärung angeben kannst. Ein Geschenk, das preiswerter ist als 35 Euro, ist abzugsfähig. Wenn Du jedoch 35,01 Euro ausgegeben hast, kannst Du den Betrag für die Minderung des Gewinns nicht verwenden.
Sind Bewirtungskosten betrieblich veranlasst, erkennt der Sachbearbeiter nur 70% der Gesamtsumme an, auf den restlichen 30% bleibt die Firma sitzen. Die Kosten für Deine Fahrten zwischen der Wohnung und Deinem Betrieb erkennt das Finanzamt an, nicht jedoch die Familienheimfahrten. Reisekosten sind auch bei Geschäftsreisen nicht zu 100% absetzbar, weil hier ebenfalls private Bedürfnisse mit hineinspielen können. Mit Sicherheit ist es hilfreich, Belege zu sammeln, damit eine Trennung von Beruf und Privatem nachweisbar gelingt. Auch die Buchführung sollte entsprechende Vermerke und Hinweise enthalten. Das Finanzamt überträgt dem Steuerpflichtigen die Nachweispflicht, dass seine Kosten angemessen ausfallen und aus wirtschaftlichen Notwendigkeiten entstanden sind.
Das Arbeitszimmer als Firmenzentrale
Für das häusliche Arbeitszimmer sieht der Gesetzgeber eine Pauschale in Höhe von 1.250 Euro vor, wenn Du keinen anderen Arbeitsplatz nutzen kannst. Ist der Arbeitsraum jedoch der berufliche Mittelpunkt Deiner Tätigkeit, gilt die Obergrenze nicht. Dann sind alle Kosten, die bei der Selbständigkeit anfallen, steuerlich absetzbar.
Selbstredend sind alle Arten von Strafzahlungen, Verwarn- oder Ordnungsgeldern sowie Hinterziehungszinsen für die nicht bezahlten Betriebssteuern bei der Steuererklärung nicht relevant. Das Einkommenssteuergesetz erkennt derartige Kosten nicht als betrieblich bedingte Ausgaben an.
Spenden bei einer selbständigen Tätigkeit
Eine Kapitalgesellschaft kann Spenden bis zu einem Maximalbetrag bei der Steuer geltend machen. Voraussetzung ist, dass mit der Zahlung ein gemeinnütziger Zweck gefördert wird und dass von Seiten des Empfängers keine Gegenleistung erfolgt. Höchstens 20% der Gesamteinkünfte darf das Unternehmen als Spende deklarieren.
Personengesellschaften und Selbstständige hingegen dürfen ihre Spenden als Sonderausgabe angeben. Denn der Gesetzgeber unterstellt, dass ein betrieblicher Zusammenhang nicht vorliegt, sondern nur ein privates Interesse. Sachspenden kannst Du allerdings in Deiner Gewerbesteuererklärung angeben.
Das Unternehmen benötigt für jede einzelne Spende einen entsprechenden Nachweis, damit die Ausgabe anerkannt werden kann. In dieser Spendenbescheinigung erklärt der Empfänger, dass seine Organisation gemeinnützig ist oder staatlich begünstigt wird.
