Als selbständiger Unternehmer profitiert man von einer Reihe von Möglichkeiten, mit denen sich die Steuerlast verringern lässt. Doch es ist geboten hier eine gewisse Sorgsamkeit und Vorsicht walten zu lassen. Denn nicht immer entsprechen die eigenen Vorstellungen, und vor allem die realen Kosten, den gesetzlichen Regelungen. Das bedeutet dann, dass nicht der gesamte Betrag als Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden kann. Der nachfolgende Ratgeber befasst sich einmal in kurzer Form mit den Möglichkeiten, über die ein selbständiger Unternehmer verfügt. Er kann aber auf keinen Fall eine abschließende Darstellung sein, sondern lediglich Hinweise geben. Für konkrete Einzelfälle ist der Rat eines professionellen Steuerberaters unabdingbar und die beste Hilfestellung.
Präsente für Mitarbeiter und Kunden
Präsente sind ein beliebtes Mittel, um Kunden und Mitarbeiter zu honorieren. Hierbei ist eindeutig von kleinen Werbeartikeln, oder aber Marketingartikeln zu unterscheiden. Geschenke haben immer einen persönlichen, sowie einen beruflichen Bezug. Ein klassisches Beispiel ist der Kuli mit Namensgravur für einen verdienten Mitarbeiter, oder einen treuen Kunden. Das Geschenk ist durch die Gravur persönlich, und durch die Verbindung zum Mitarbeiter und zum Kunden auch als mit einem beruflichen Bezug versehen zu bewerten. Die im Gesetz festgelegte Grenze für Werbegeschenke beträgt 35,00 Euro im Kalenderjahr für jede beschenkte Person. Die Kosten, welche für den Bezug und die Herstellung des Geschenkes anzusetzen sind, fallen dabei in ihrer Gesamtheit unter diesen Freibetrag.
Beispiel:
Im Jahr 2020 verschenkt Unternehmer U an seinen Mitarbeiter einen Kuli mit eingraviertem Unternehmenslogo. Der Kuli kostet 12,00 Euro, die Gravur 20,00 Euro und der Versand 3,00 Euro. Die Gesamtkosten von 35,00 Euro können im Kalenderjahr 2020 voll geltend gemacht werden. Weitere Geschenke an dieselbe Person in demselben Jahr nicht.
Wichtig ist zudem zu wissen, dass zwischen Kosten für Präsente und Kosten für Werbung zu unterscheiden ist. Werbungskosten, also Kosten für ganz normale Aktionen im Rahmen eines Marketings, sind immer voll abzugsfähige Betriebsausgaben. Da Präsente immer mit Bezug zur beschenkten Person gebucht werden müssen, ist die Unterscheidung relativ einfach.
Eine Sonderstellung nehmen allerdings die Arbeitnehmer ein. Hier sind zusätzlich zu den Präsenten monatliche Sachzuwendungen in Höhe von 44,00 Euro möglich. Wichtig ist, dass es sich hierbei um Sachzuwendungen aus dem Betrieb handelt oder aber Sachzuwendungen mit beruflichem Bezug. Beispiele hierfür wären Gutscheine für das Tanken, oder aber Prepaidkarten. Für diese Sachzuwendungen fallen keine zusätzlichen Abgaben für die Sozialversicherungen und die Lohnsteuer an.
Zu besonderen Anlässen kann dem Arbeitnehmer eine besondere Sachzuwendung gewährt werden. Das kann ein Geschenk sein, oder aber ein Gutschein oder ähnliches. Der Freibetrag in Höhe von 44,00 Euro greift in diesem Fall nicht. Hier gilt eine Freigrenze in Höhe von 60,00 Euro, welche einmal jährlich genutzt werden kann. Die Bewirtung von Mitarbeitern kann ebenfalls als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Hier gilt, ebenso wie bei der Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern, dass 70% der Kosten als Minderung des Gewinns angegeben werden können. Damit die Buchungen auch korrekt durchgeführt werden dürfen, und somit Bestand vor dem Finanzamt haben, müssen auf den Rechnungen des Restaurants die Namen der Teilnehmer verzeichnet sein. Nur in diesem Fall akzeptiert das Finanzamt den gewinnmindernden Abzug.
Reisekosten richtig abrechnen: So geht es richtig!
Die Kosten für Reise und Verpflegung sind ein beliebtes Thema und immer wieder gefragt. Kein Wunder, ist man doch als Unternehmer immer wieder unterwegs und benötigt dementsprechend mehr Geld für seinen Unterhalt. Große Teile dieser Aufwendungen können abgesetzt werden, zumindest wenn bestimmte Formalien erfüllt werden können.
An erster Stelle wäre der etwas sperrige Begriff "Verpflegungsmehraufwand" zu nennen. Hinter diesem Fachwort versteckt sich der Gedanke, dass die Verköstigung auf Reisen in der Regel teurer ausfällt. Denn der Unternehmer kann nicht selber im Hotel kochen, oder aber im lokalen Supermarkt einkaufen und sich dann selbst verpflegen. Aus diesem Grund können die Kosten hierfür abgesetzt werden, zumindest wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Wenn die Geschäftsreise zwischen 8 und 24 Stunden dauert, ist eine Pauschale von 12,00 Euro absetzbar
- Wenn die Geschäftsreise länger als 24 Stunden dauert, dann ist eine tägliche Pauschale von 24,00 Euro absetzbar
- Bei längeren Geschäftsreisen gilt, dass die Tage der Anreise und der Abreise mit einer Pauschale von 12,00 Euro angesetzt werden
Im Ausland gelten andere Werte. Hier hilft ein Blick in das Merkheft des Finanzamts. Die örtlichen Finanzämter stellen dieses gerne zur Verfügung.
Auch die realen Kosten für die Reise und die Fahrt zum Ziel können abgesetzt werden. Hier ist zwischen absetzbaren Kosten für die Reise, und nicht absetzbaren Reisenebenkosten zu unterscheiden.
- Kosten für die Reise fallen für die Reise an und stehen in einem direkten Zusammenhang mit dieser
- Reisenebenkosten sind rein privat und stehen weder in einem beruflichen, noch zur Reise an sich in einem direkten Bezug
Die Fahrtkosten sind vergleichsweise einfach zu berechnen. Wer mit einem privaten Fahrzeug fährt, der kann 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer beanspruchen. Mit privaten Zweirädern sind es immerhin noch 0,20 Euro. Wird ein betriebliches Fahrzeug genutzt, so können keine weiteren Kosten abgesetzt werden. Um die Abrechnung zu erleichtern, und um die Führung eines Fahrtenbuches zu sparen, sollte für eine Geschäftsreise eigentlich immer ein Mietwagen gebucht werden. Das erspart Arbeit und Mühe, und die passenden Nachweise werden im Rahmen des Mietvertrages in der Regel gleich mitgeliefert. Dazu kommt, dass mit den Kilometerpauschalen auch die Kosten für Sprit, Versicherungen und alle anderen notwendigen Ausgaben abgegolten sind. Die Pauschale lohnt sich folglich nur bedingt, und maximal auf sehr kurzen Strecken.
