Betriebsausgaben - Diese Ausgaben sind steuerlich absetzbar
Viele Unternehmer möchten ihre Ausgaben von der Steuer absetzen, aber das Regelwerk hierzu ist dann doch sehr umfangreich. Hier ist guter Rat unbedingt notwendig. Mit ein bisschen Zeit und Geduld, aber auch mit dem wichtigen Grundwissen ausgestattet, kann man als Unternehmer einiges selber machen und sich eine Übersicht über die Möglichkeiten verschaffen. Nachfolgend werden die wichtigsten Betriebsausgaben einmal näher vorgestellt und erklärt, sodass eine grobe Einteilung möglich ist und getroffen werden kann.
Was genau sind Ausgaben für den Betrieb?
Damit eine Ausgabe auch für den Betrieb vom Finanzamt anerkannt werden kann, muss sie vor allem eine Voraussetzung erfüllt haben:
- Die Ausgabe muss direkt und unmittelbar für den Betrieb aufgewendet werden
- Die Ausgabe muss belegt werden. Ansonsten erfolgt eine Schätzung durch das Finanzamt. Diese ist meist ungünstiger.
Grob gesagt könnte man folgenden Merksatz aufstellen: Jede Ausgabe, die auch für private Zwecke dient, ist keine Ausgabe für den Betrieb. Alle Ausgaben, die direkt und nur dem Betrieb zukommen, sind folglich Ausgaben für den Betrieb.
Beispiele für Betriebsausgaben:
- Anwaltskosten, z.B. Mahnkosten gegenüber Kunden, Kosten für einen Rechtsstreit
- Betriebsversicherungen
- Bürokosten
- Kosten für Fachliteratur
- Trinkgelder
- Umzugskosten
- etc.
Dies sind nur einige Beispiele. Eine detailliertere Aufstellung findet man in den entsprechenden Steuergesetzen, sowie durch die Beratung eines Steuerberaters. Die Kosten für diese Beratung sind im Übrigen eine Ausgabe für den Betrieb.
Was, wenn Ausgaben für den Betrieb und private Ausgaben vermischt werden?
Das ist für viele Unternehmer eine große Herausforderung und es passiert dennoch sehr häufig. Ein klassisches Beispiel: Unternehmer A hat eigene Arbeitsräume, und zusätzlich in seiner Mietwohnung ein überwiegend betrieblich genutztes Arbeitszimmer. Dieses Arbeitszimmer wird aber auch privat genutzt
In diesem Fall ist es notwendig, dass Unternehmer A den Anteil der privaten Nutzung von den realen Ausgaben für dieses Arbeitszimmer abzieht. Die restlichen Kosten kann er dann vollständig als Ausgabe für den Betrieb geltend machen. Weitere Beispiele sind die betriebliche Nutzung eines privaten Fahrzeuges, oder die Kosten für Sponsoring und Provisionen. Hier gilt immer, dass der direkte Bezug zum Betrieb sehr genau geführt werden muss. Ansonsten müssen die Kosten entweder anteilig, oder zu einem gesetzlich fest definierten Anteil als Ausgabe für den Betrieb geltend gemacht werden.
Es gibt auch Ausgaben, die nicht als betriebliche Aufwendungen akzeptiert werden
Natürlich gibt es auch eine Reihe von Kosten, die man als Unternehmer nicht absetzen kann. Grob gesagt sind das all diejenigen Kosten, die selbstverursacht und im Prinzip nicht üblicherweise anfallen. Dazu gehören beispielsweise Prozesskosten für einen selbstverursachten Schaden, oder aber Ordnungsgelder und Bußgelder. Geschenke an Mitarbeiter und Kunden können nur begrenzt abgesetzt werden. Auch bei der Bewirtung von Mitarbeitern und Kunden, sowie bei den Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort gibt es enge gesetzliche Vorgaben. Wie immer gilt, dass gerade solche Ausgaben möglichst genau protokolliert werden sollten damit eine eventuelle Minderung des Betriebsergebnisses durch den Steuerberater geprüft werden kann.
Sonderfall Abschreibungen
Abschreibungen sind sehr beliebt und bieten viele steuerliche Vorteile. Dabei handelt es sich um Kosten, die entstehen, aber unter Umständen nicht gleich beglichen werden können oder aber gesetzlich nicht in Gänze abgesetzt werden dürfen. In der Regel ist die Abschreibung steuerlich sehr vorteilhaft. Bei Abschreibungen wird ein Teilwert des gesamten Wertes in regelmäßigen Abständen steuerlich geltend gemacht. Der Vorteil entsteht durch den realen Wertverlust des Wirtschaftsgutes, welcher im gesamten Abschreibungsbetrag nicht berücksichtigt wird. Rein buchhalterisch erhält man so den kompletten Gegenwert des hochwertigen Wirtschaftsgutes und muss den realen Wertverlust nicht berücksichtigen. Abschreibungen sind auch aus diesem Grund nur bei sehr hochwertigen Investitionen, beispielsweise für Maschinen oder Fahrzeuge möglich und unterliegen dabei engen gesetzlichen Kriterien. Ob die Abschreibung wirtschaftlich sinnvoll ist, sollte immer von einem Experten geprüft werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn man später mit einer Weiterveräußerung des Wirtschaftsgutes rechnen kann. Bei Fahrzeugen ist dies oft der Fall, da diese nach einer gewissen Zeit einfach ausgetauscht und gebraucht weiterverkauft werden können.
Warum man immer prüfen sollte, ob Ausgaben abgesetzt werden können
Es mag seltsam klingen, aber als angehender Unternehmer möchte man seinen Gewinn gegenüber dem Finanzamt deutlich mindern. Das kann verschiedene Ursachen haben, hat aber auch immer das Ziel die Steuerlast effektiv zu mindern. Aus diesem einfachen Grund ist es für selbständig tätige Unternehmer immer besonders interessant die Kosten für den laufenden Betrieb von den Gewinnen abziehen zu können. Dennoch sollte man auf keinen Fall denken, dass es sinnvoll ist Kosten entstehen zu lassen nur, um den Gewinn zu mindern. In der Regel merkt das Finanzamt ein solches Vorgehen sofort und kann dieses auch entsprechend sanktionieren. Zudem fallen Kosten für diesen Zweck an, und sie müssen auch gezahlt werden. Man sollte sich also sehr genau überlegen, für welchen Zweck man neue Betriebsmittel anschaffen möchte und ob diese auch wirklich benötigt werden könnten. Die Pflicht zur beleghaften Buchführung ist hier ein großer Vorteil für Unternehmer, auch für Kleinbetriebe oder Einzelunternehmer. Wer seine Belege ordentlich aufbewahrt und die Ausgaben nachweisen kann, der verfügt gegen Ende des Wirtschaftsjahres in der Regel über eine Reihe von Nachweisen über betriebliche Ausgaben. Diese können dann steuermindernd von den Betriebsergebnissen abgezogen werden.
