Alles lässt sich noch nicht online erledigen und wird es auch in Zukunft nicht. Reisen gehören für nicht wenige Selbständige und Gründer zum beruflichen Alltag. Produkte müssen bei Kunden vorgestellt, Verhandlungen mit Lieferanten oder Finanzierungspartnern geführt werden. Es gibt viele Gründe für eine Geschäftsreise. Oft gehört auch eine Übernachtung im Hotel dazu.
Insgesamt kann für geschäftliche Reisen und Übernachtungen über das Jahr gesehen, ein erheblicher Betrag zusammenkommen. Der Gesetzgeber gibt Selbständigen jedoch die Möglichkeit, Reisekosten steuerlich abzusetzen. Dazu gehören auch die Kosten für betrieblich bedingte Übernachtungen. Diese sind mit der nächsten Steuererklärung als sogenannte Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Es gibt dabei jedoch einige Dinge zu beachten.
Nur betrieblich veranlasste Kosten können geltend gemacht werden
Dem Wesen nach müssen die Kosten für eine Übernachtung betrieblich veranlasst sein. Das bedingt zum Beispiel auch, dass nach einem oder mehreren Geschäftsterminen oder einem Kongress auch wieder die Heimreise angetreten wird.
Falls beispielsweise mit einem Geschäftskunden ein Termin für Verhandlungen an der Ostsee verabredet wird, ist es verlockend, den Termin auf einen Donnerstag oder Freitag zu legen, um noch ein paar Tage zur Erholung übers Wochenende hinten dran zu hängen. Die Kosten für die Übernachtungen sind in diesem Fall jedoch nicht voll steuerlich absetzbar. Nur die Anzahl der Übernachtungen, die tatsächlich betrieblich notwendig sind, können in der Steuerklärung angesetzt werden.
Die Kosten für die privat im Hotel an der Ostsee verbrachten Tage, müssen vollständig aus eigener Tasche bezahlt werden.
Im Zweifel kann das Finanzamt einen Nachweis fordern, dass die Übernachtungen im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb standen. Auch Kosten für ein Luxushotel sind in aller Regel nicht in voller Höhe absetzbar. Eine Übernachtung in einem Drei- oder Vier-Sternehotel sollte jedoch in der Regel kein Problem darstellen.
Zu beachten ist darüber hinaus, dass Kosten, die für Übernachtungen im Inland entstanden sind, in jedem Fall nachgewiesen werden müssen. Die Belege müssen also aufgehoben und spätestens bei der Betriebsprüfung vorgezeigt werden.
Falls einmal ein Beleg nicht vorhanden sein sollte, es jedoch unstrittig ist, dass eine betrieblich bedingte Übernachtung stattfand, kann auch eine Schätzung der Kosten erfolgen. Bei Reisen ins Ausland kann dagegen auch eine Pauschale angesetzt werden.
Wann die Kosten für Übernachtungen nicht anerkannt werden
Kosten für Übernachtungen zu betrieblichen Zwecken werden vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn ein Selbständiger regelmäßig zu einer weiter weg gelegenen Betriebsstätte unterwegs ist. Eine Betriebsstätte muss auch nicht gleichbedeutend damit sein, dass auch ein Büro oder eine Filiale an der Reisedestination besteht.
So kann es zum Beispiel sein, dass ein Coach oder ein Journalist in München wohnt, aber regelmäßig in Berlin Seminare gibt oder vom politischen Geschehen in der Hauptstadt berichtet. Der Coach und der Journalist haben somit in Berlin eine regelmäßig frequentierte Betriebsstätte.
Die Kosten für Übernachtungen können wegen der Betriebsstätte, die durch regelmäßiges Reisen de facto entsteht, keine Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen. Sie haben jedoch in diesem Fall unter Umständen die Möglichkeit, Kosten für eine doppelte Haushaltsführung in ihrer privaten Steuererklärung geltend zu machen.
Für eine Anerkennung der Kosten einer doppelten Haushaltsführung reicht es jedoch nicht aus, dass sie bei ihren regelmäßigen Aufenthalten in einem Hotel wohnen, auch nicht, wenn es sich immer um das gleiche Hotel und das gleiche Zimmer handelt. Die Voraussetzung, um Kosten für eine doppelte Haushaltsführung geltend machen zu können, ist immer die Anmietung einer Wohnung. Dabei kann es sich auch um eine nur zeitweise für ein längeres Projekt angemietete Wohnung handeln.
Business Package macht vieles einfacher
Natürlich sind einige Dinge für viele Selbständige und Freiberufler unverzichtbar. Dazu gehört ein schnelles Internet im Hotel genauso wie ein anständiges Frühstück am Morgen, etwa um gut gestärkt in eine Verhandlung zu gehen. Leider erkennt das Finanzamt jedoch viele Zusatzleistungen eines Hotels nicht an.
So werden zum Beispiel die Beanspruchung eines Hemdendienstes oder extra zu zahlendes W-LAN nicht so einfach im Zusammenhang mit den Übernachtungskosten anerkannt, da es sich der Natur nach nicht um Kosten handelt, die für eine Übernachtung notwendig sind.
Auch bei den Kosten für das Frühstücksbuffet kann es Probleme geben, wenn diese wie üblich separat bezahlt werden müssen und außerdem oberhalb der Pauschale von 4,80 € pro Tag liegen. Um diese Kosten ebenfalls absetzen zu können, sollten Selbständige oder Freiberufler im Hotel nach einem Business Package fragen, sodass der zusätzliche Service bereits im Gesamtpreis inkludiert ist.
Wichtig ist jedoch, dass die beanspruchten Serviceleistungen in der Hotelrechnung jeweils in einer separaten Position aufgeschlüsselt sind. Sie können dann als Reisenebenkosten ebenfalls bei den Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Liegt das Frühstück oberhalb der Pauschale von 4,80, sollte das Hotel gefragt werden, ob es möglich ist, die Kosten für das Frühstücksbuffet unter den Kosten für die Übernachtung zu erfassen, sodass dann auch der höhere Betrag abgesetzt werden kann.
