Das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgabe
Die eigenen vier Wände sind für viele Unternehmer auch ein wichtiger Arbeitsort. Das kann sich aus steuerrechtlicher Sicht als ein Vorteil für den steuerpflichtigen Unternehmer herausstellen. Zumindest, wenn dieser weiß wie er die Kosten für das Arbeitszimmer richtig angeben kann. Der nachfolgende Ratgeber befasst sich deswegen einmal ausführlicher mit dieser Thematik und bietet eine nützliche Übersicht über die Möglichkeiten, sowie die wichtigsten Regelungen.
Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?
Die Voraussetzung für ein häusliches Arbeitszimmer ist immer dann gegeben, wenn sich das Arbeitszimmer in einer vorwiegend privat genutzten Immobilie befindet. Die Nutzung durch den Unternehmer als häusliches Arbeitszimmer besteht also dann, wenn er persönlich den Rest des zur Verfügung stehenden Raumes in überwiegender Art und Weise im privaten Rahmen nutzt. Das häusliche Arbeitszimmer macht so nur einen geringen Anteil an der gesamten Wohnfläche aus und muss überwiegend für die betrieblichen Zwecke des Unternehmers in Anspruch genommen werden. Eine Ausnahme bildet die sogenannte sonstige Fläche. Dazu gehören beispielsweise Werkstätten, Lagerräume und andere Räumlichkeiten mit einem direkten gewerblichen Bezug für die keine private Nutzung denkbar oder möglich ist.
Wie werden die Kosten für die Räumlichkeiten zu Betriebsausgaben?
Bei einem privat genutzten Raum in einem Wohnhaus, oder einer gemieteten Wohnung, ist die Sachlage recht einfach zu schildern. Das nachfolgende Beispiel soll anhand der vorigen Informationen einmal aufzeigen, wie eine mögliche Konstellation aussehen könnte.
Beispiel: Unternehmer U wohnt in einem Mietshaus mit einer Größe von 100 m². Von diesen nutzt er 10 m² als gewerbliches Lager, sowie ein Zimmer mit einer Größe von weiteren 10 m² als gewerbliches Büro für sein Unternehmen. Die gesamten Kosten, welche steuerlich zu berücksichtigen wären, können also auf 20 m² heruntergerechnet werden. Dazu gehören die Mietkosten, aber auch andere Unterhaltskosten für den Mietvertrag und die Stromversorgung, sowie Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Nutzung der Mietwohnung. Allerdings gibt es eine Sonderregelung gegenüber der sogenannten sonstigen Räumlichkeiten. Diese beziehen sich konkret auf die genutzte Lagerfläche.
Während die Kosten für die als Büro genutzten Räumlichkeiten anteilig als Betriebsausgaben angesetzt werden können, sind die Kosten für das Lager komplett absetzbar. In der Praxis ist das eine Herausforderung, denn üblicherweise ist es sehr kompliziert die einzelnen Kostenanteile herauszufiltern und so einen korrekten Wert zu errechnen. Wenn also die Fläche als sonstige Fläche deklariert werden muss, so ist es empfehlenswert die Kosten für den Unterhalt und den Betrieb der Fläche gesondert zu organisieren. Im Falle des Lagers wäre ein eigener Stromzähler angebracht, sowie gesonderte Nachweise über Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen. Auch für die Reinigungsarbeiten müssen extra Posten geschaffen werden. Aus diesem Grund verzichten viele Kleinunternehmer auf den Ausweis der Fläche und lassen sich so steuerliche Vorteile entgehen. Wer also sonstige Räume deklarieren möchte, der sollte vorab sehr genau überlegen in welcher Form er das machen möchte und ob sich der Aufwand auch lohnt.
Die Betriebsmittel als Sonderfall
Wird ein Arbeitszimmer im privaten Raum als gewerblich genutzt anerkannt, so hat das natürlich auch Konsequenzen für die Einrichtung und die Arbeitsmittel welche sich darin befinden. Diese gelten dann als Betriebsmittel und müssen in jedem Fall als solche angesehen werden. Der Vorteil ist, dass die Kosten für Neuanschaffung in diesem Fall von der Steuer abgesetzt werden können. Im Gegenzug ist bei einer Auflösung des Betriebes damit zu rechnen, dass die Betriebsmittel in den privaten Besitz des Eigentümers übergehen und in diesem Falle eine Auswirkung auf das Einkommen des nunmehr als Privatperson zu behandelnden Steuerpflichtigen hat. Es wird also Einkommenssteuer fällig, sollten diese Betriebsmittel nicht im Zuge der Unternehmensauflösung verkauft werden. Das wiederum hätte direkte Auswirkungen auf den Ertrag in diesem Geschäftsjahr und ist aus steuerrechtlicher Sicht meist vorteilhafter im Vergleich zur Steigerung des Einkommens als Privatperson und der daraus resultierenden Pflicht zur Zahlung der Einkommenssteuer.
Diese Regelungen gelten übrigens auch nur, wenn die gewerbliche Nutzung des Arbeitszimmers überwiegend ist und dadurch eine private Nutzung ausgeschlossen ist. In allen anderen Fällen sind die Kosten für Betriebsmittel lediglich in einer jährlichen Höhe von bis zu 1.250,00 Euro im Kalenderjahr absetzbar. Bei Berufsgruppen, bei denen das Arbeitszimmer im eigenen Zuhause den einzigen Ort der betrieblichen Tätigkeit zählt, gilt immer die volle Absetzbarkeit der laufenden Kosten und der Betriebsmittel. Dies können beispielsweise der Steuerberater sein, der über keine eigene Kanzlei verfügt, sondern von Zuhause aus arbeitet. Für die Jahre 2020 und 2021 gelten hier aufgrund der Corona-Pandemie andere Regelungen für Arbeitnehmer, die auf Unternehmer allerdings nicht anwendbar sind. Für Arbeitnehmer sind die Kosten für die Ausstattung in der Regel Werbungskosten und müssen steuerrechtlich dementsprechend behandelt werden. Sie profitieren in der Regel nicht so stark von den steuerlichen Vorteilen und haben im Vergleich zu Unternehmern weitaus weniger Möglichkeiten um Kosten effektiv abzusetzen.
