Jeder, der sich auf den Weg in die Selbstständigkeit gemacht hat, wird den Spruch kennen "hätte ich das doch damals schon so gemacht". Ich hätte mir viele Umwege und Schwierigkeiten ersparen können und mehr Zeit für den kreativen Prozess gehabt. Kurz: ich wäre viel früher professionell aufgetreten und hätte schon viel eher größere Projekte gestemmt.
Aller Anfang…
Mein eigener Weg hat vor gut zehn Jahren begonnen. Damals habe ich meine Rechnungen noch per Hand geschrieben, die Rechnungsnummern in einer Liste verwaltet und die Mehrwertsteuer in Excel ausgerechnet. Insgesamt war meine gesamte Fakturierung noch ein Ungetüm mit einigen Problemen. Angefangen bei falschen Rechnungsnummern, nicht konsistenten Kundendaten und falschen Rechnungen. Besonders beim Abgleich der bezahlten Rechnungen machte ich noch einiges falsch. Dann erzählte mir ein Freund von einer Software, die mir diese Arbeit abnehmen könnte. Trotzdem zögerte ich noch fast sechs Monate und hatte erst über drei Jahren nach Beginn meiner Selbstständigkeit eine Fakturierungs-Software. Dafür habe ich mich dann auch gleich für ein spezielles Geschäftskonto entschieden, das optimal mit der Software zusammenarbeitet. Beides zusammen kostet mich gerade mal 30€ im Monat
Damit war für mich der erste - damals gefühlt große - Schritt zu meiner Professionalisierung getan. Die Folge: ein viel entspannterer Ablauf, ein Gefühl der Sicherheit und deutlich größere Zufriedenheit durch die dazu gewonnene Zeit. Die 30€ für die beiden Tools ersparen mir seitdem mindestens drei Stunden Zeit – und das jeden Monat. Fazit: erste Baustelle erledigt.
Mein nächster Schritt: Finanzamt und Steuern. Die ersten fünf Jahre hatte ich mich jedes Jahr mit den Steuern allein herumgeschlagen. Warum? Ich dachte, dass ich kein Geld für einen Steuerberater hätte. Und in jedem Jahr war ich mit den gleichen Fragen beschäftigt: Was kann ich eigentlich absetzen? Was mache ich, wenn ich Rechnungen ins Ausland schreibe. Wie kann ich meine Hardware abschreiben? Lohnt sich für mich ein Firmenwagen? Besser mit Fahrtenbuch oder nutze ich die 1% Regel?
Endlich – fünf Jahre nach dem Start meines Freelancer-Daseins – habe ich den ersten Termin bei meinem Steuerberater und die Lösung für meine Fragen. Die zusätzlichen Tipps und die Erstellung meines Jahresabschlusses waren das Honorar allemal wert. Durch eingesparte Zeit und weitere Steuerentlastung holte ich die Kosten direkt wieder rein.
Mein Verhältnis zum Finanzamt wurde viel entspannter, die alljährlichen Bauchschmerzen bei der Steuererklärung wurden immer geringer. Meine Zufriedenheit stieg ebenfalls deutlich.
Ich war bereit für die nächste Baustelle. Bisher hatte ich meine Verträge selbst geschrieben und diese jedes Mal verändert oder erweitert, wenn Probleme aufgetaucht waren. Anfangs waren Lizenzen nicht an die Laufzeit meines Wartungsvertrages gebunden. Ein Kunde hat darauf bestanden, Lizenzen nach der Kündigung bei mir übertragen zu bekommen. Letztlich haben wir uns zu meinem Nachteil geeinigt – teures Lehrgeld für mich. Das war der Auslöser, mir einen Anwalt zu suchen, der meine Standardverträge und AGB erstellt hat – Kostenpunkt einmalig 700€. Fazit: nicht nur meine Zufriedenheit, sondern auch mein persönliches Sicherheitsgefühl war deutlich gesteigert.
Es wird ernst
Zeitlich sehr passend, da ich gerade mein erstes großes Projekt gewonnen hatte. Der Umfang: ein Intranet für ein Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern an zwei Standorten, 22 Abteilungen und einem komplexen Berechtigungssystem. Für mich allein war der Auftrag zu groß, also habe ich mir einen Kooperationspartner aus meinem Netzwerk dazu geholt. Projektentwicklung und Projektmanagement haben wir zu Fuß koordiniert – viele Mails, Dokumente auf einem der Notebooks, Ideenskizzen und Anforderungen auf Papier. Letztlich haben wir das Projekt – mit viel Organisationsaufwand – gut über die Bühne gebracht und erfolgreich abgeschlossen.
Klar wurde mir: beim nächsten Projekt musste sich was ändern, um den Aufwand zu reduzieren. Nach etwas Recherche fand ich ein neues Projektmanagement-Tool für unser nächstes großes Projekt – für gerade einmal 25€ pro Monat. So konnten wir für einen winzigen Anteil der Projekteinnahmen viel entspannter und deutlich strukturierter arbeiten. Durch die klare Kommunikation untereinander und mit dem Kunden konnten wir Punkte sammeln – und wieder: Professionalität und Zufriedenheit erhöht.
Nachdem ich mein Projektmanagement verbessert hatte, lauerte gleich das nächste Thema: Zeiterfassung für Projekte war immer so eine Sache. Erneut beim Kollegen abgeschaut und ein Time-Tracking-Tool eingeführt. Verbunden mit meiner Faktura und schwupps: noch ein Problem weniger. Endlich wurde die Abrechnung meiner Projekte robuster und weniger fehleranfällig. Die nächste Stufe der Professionalisierung und Zufriedenheit war erreicht.
Meine Optimierungsansätze haben mir viel Freiraum geschaffen. So hatte ich auf einmal einen Zeitpuffer für mehr Recherche und meinen know-how Aufbau, um produktiver werden zu können. Auf einmal hatte ich Zeit, mich um neue Themen und meine Weiterbildung zu kümmern. Endlich konnte ich zu Konferenzen und mich mit Anderen in meinem Arbeitsfeld vernetzen. Durch die vielen Tipps der Kollegen und den Informationsaustausch, konnte ich meinen Kunden bessere Lösungen für ihre Probleme bieten. Meinen Horizont hatte ich schon deutlich erweitert und zudem bin ich auch noch schneller geworden. Zusammenfassend bringt dieser Beitrag auf facebook meine Gefühle am besten auf den Punkt:
Ich bin so unendlich dankbar für diese Veranstaltung. 2011 war ich das erste Mal dabei und dank dieser Community habe ich mehr Freude, mehr Ideen, ein viel größeres Selbstbewusstsein, trete bei Kunden viel fundierter und sicherer auf, habe ein umfassendes Kooperationsnetzwerk, höhere Umsätze und am wichtigsten ist auch - wunderbare, neue Freunde! Der heutige Ufuk ist eine anderer als vor 10 Jahren und daran hat jeder einzelne auf dem Bild seinen Anteil. Danke dafür!
So langsam erkannte ich ein System: meine Prozesse möglichst so fest machen, um eigene Fehler zu reduzieren. Die Abhängigkeiten steigen dadurch zwar aber der Freiraum für die kreative Arbeit wird größer. Dieses System nenne ich:
Mein „Selbstständigen-Zufriedenheit-Sicherheits-Index“!
Einfach gesagt: je mehr Probleme ich erkannte und löste, desto besser, sicherer und zufriedener konnte ich mein Geschäft aufbauen.
Heute blicke ich auf sehr spannende zehn Jahre zurück und bin damit (fast) zufrieden. Der Gedanke "hätte ich das schon vorher so gemacht" schwingt ab und an noch mit. Oft habe ich auf Hindernisse reagiert und wenn die Probleme zu groß wurden, suchte ich nach einer passenden Lösung. Bis heute mache ich das so, allerdings beziehen sich die Herausforderungen in der Regel auf den kreativen Prozess. Inzwischen suche ich nach Lösungen für meine Kunden und vergeude keine unnötige Zeit, um meine Verwaltung zu managen. So folgt aus der Sicherheit meiner Prozesse, mehr Freiheit für den eigentlich spannenden Teil meiner Arbeit.
Meine neuen Monster
Wähnte ich mich bis vor zwei Jahren nun im „Prozess Himmel“ – die Organisation meiner Selbstständigkeit fühlte sich meist wie ein Selbstläufer an – wurden die Kundenprojekte, meine Umsätze und meine Verantwortung immer größer. Die potenziellen Folgen meiner Tätigkeit wurden deutlich größer. Zuerst war es ein Kunde, dessen Bestellformular während der Wartungsarbeiten ausgefallen war. Fast zwei Tage lang hatte weder der Kunden noch ich das bemerkt. Er bemerkte schließlich, dass er keine Bestellungen mehr erhielt und informierte mich. Dieses Problem konnten wir schnell lösen, ohne dass der Kunde sauer war – bei der nächsten Rechnung kam ich ihm etwas entgegen und wir einigten uns.
Es kam dann, wie es kommen musste und ich vergeigte Wartungsarbeiten an einem Shopsystem. Die Post vom Anwalt meines Kunden ließ nicht lange auf sich warten. Seine Schadenersatzforderungen gegen mich war beachtlich, entsprechend des Umsatzausfalles. Die Arbeiten an der Datenbank führten dazu, dass der Shop fast zwei Tage offline war. Dies ließ sich dann nicht mehr so einfach aus der Welt schaffen. Mein Glück war, dass meine Verträge robust waren und der Kunde ebenso versäumt hatte absprachen einzuhalten. Mit einer etwas älteren Sicherung konnten wir die Seite wiederherstellen. Den Kunden habe ich für immer verloren.
Hellhörig wurde ich durch den Bericht eines Kollegen:
ein Vorfall bei einem seiner Kunden, der von einem Ransomware-Angriff betroffen war und dadurch tagelang der Fortbestand des Unternehmens gefährdet war. Das ganze Branchensystem war betroffen, so dass er keinen Zugriff auf Kundendaten mehr hatte.
Was würde mir passieren, wenn ich meine Kunden mit all den Wartungsverträgen durch Ransomware oder ähnliches infiziere. Es wären sehr viele Kunden betroffen. Wer haftet für den Schaden? Wer behebt die Probleme? Dies würde mein Unternehmen unmittelbar existenziell gefährden, da ich keine GmbH habe und direkt mit meinem Privatvermögen haften würde.
Mein „Zufriedenheit-Index“ zeigte seit Jahren wieder zum ersten Mal nach unten. Mit meinem geschäftlichen Erfolg hatte sich auch mein Sicherheitsbedürfnis verändert - und meine Suche nach einer Lösung begann erneut.
Sicherheitsbedürfnis – Versicherung für mein Geschäft
Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Vermögenschaden, Eigenschaden, Cyber-Drittschaden, Inhaltsversicherung, Elektronikversicherung, passiver Rechtsschutz, Selbstbehalt... – das Thema war mir deutlich zu komplex. Inzwischen hatte ich gelernt, dass es sich für mich immer gelohnt hat, Fachleute ins Boot zu holen. Für diesen Fall sollte es dann wohl ein Versicherungsmakler sein – im besten Fall jemand, der sich mit meinem Geschäftsmodell als Freelancer auskennt.
Gesucht und gefunden – mein Makler hörte mir gut zu und informierte mich umfassend. Ich erzählte ihm von den Risiken und Gefahren, mit denen ich durch die größer werdende Kundenbasis und die umfangreicheren Projekte konfrontiert war. Mit allen Details wollte ich mich nicht auseinandersetzen, dafür greife ich ja auf Profis zurück. Die folgenden Punkte waren für mich wichtig, da ich sie für möglich in meinem Geschäftsalltag hielt:
- meine eigene Dummheit – Fehler die ich mache, bei der Gestaltung von Verträgen, durch Unachtsamkeit oder weil im Projektverlauf Unstimmigkeiten auftreten
- unglückliche Umstände – was ist, wenn ich im Projekt mal ausfalle und sich dadurch etwas verzögert, das dem Kunden schadet
- shit happens – was ist, wenn ich beim Kunden einen Schaden anrichte, beispielsweise einen Server zerstöre
- Schäden durch Kunden – wer zahlt, wenn mein Kunde eine Mail mit Ransomware an mich schickt und ich tagelang nicht arbeiten kann
- Bösartigkeit Dritter – ich werde gehackt, so dass mir und vielleicht auch meinen Kunden Schaden entsteht
- ich kann nicht arbeiten – was ist, wenn durch einen Wasserschaden meine Bürotechnik nicht mehr nutzbar ist
Zum Ende der Beratung vorgespult: eine Versicherung, die das alles – und noch einiges mehr – abdeckt, kostet mich knapp 700€ im Jahr. Dadurch waren meine Befürchtungen beruhigt und ich kann sicher sein, dass keines der genannten Probleme mich existentiell bedrohen würde und ich ggf. mit meinem Privatvermögen haften muss. Außerdem sind dies zu 100% Betriebsausgaben, so dass ich da auch noch Steuern sparen konnte. Auch wenn ich nicht alle Details ganz verstand, so vertraute ich doch meinem Makler. Nun habe ich diese Versicherung seit etwa eineinhalb Jahren und es hat mir extrem geholfen, aber vielleicht nicht so wie Ihr denkt!
Eine ungenutzte Versicherung mit Nutzen
In den letzten eineinhalb Jahren hatte noch keinen Vorfall, bei dem ich diese Versicherung hätte einschalten müssen. Darüber bin auch ziemlich froh. Aber es ist noch etwas anderes in diesem Zeitraum passiert: ich trete bei Kunden deutlich selbstbewusster auf, kann nachweisen, dass meine Versicherung für Schäden, die ich verursachen könnte, einsteht.
In meinen Angeboten habe ich eine Textpassage aufgenommen, die meine Absicherung und Vorsorge benennt und beziffert. Das schafft tatsächlich zusätzliches Vertrauen. Im Angebotsgespräch erkennen die Kunden meine Souveränität und Professionalität. Wir wissen alle, wann wir Kunden verlieren: Wenn wir Unsicherheiten erzeugen. Sei es ob diese an unserer Kompetenz zweifeln oder wir nicht glaubhaft machen können, dass wir ein so großes Projekt stemmen können.
Bei einigen Anfragen war meine Versicherung sogar ausschlaggebender Grund, warum ich das Projekt gewonnen habe. Die Ausschreibungen hatten eine Vermögensschaden-Haftpflicht zur Bedingung gemacht. Ein Nebensatz im Telefonat hat bereits gereicht, um im Spiel zu bleiben.
Meine Erfahrung aus den letzten zehn Jahren haben mich auch diesmal nicht im Stich gelassen. Mein „Selbstständigen-Zufriedenheit-Sicherheits-Index“ ist wieder gestiegen. Meine Projekte sind insgesamt wertiger und lukrativer. Ein großartiger Nebeneffekt meines Weges ist, dass meine Kunden in aller Regel lange bei mir bleiben und keinen Anlass zum Wechseln haben.
Dieser Weg ist bestimmt noch nicht zu Ende. Mit meinen neuen Möglichkeiten werden auch wieder neue Herausforderungen auf mich warten - da bin ich mir sicher. Vielleicht kommen bald die ersten Mitarbeiter oder sogar die Gründung einer GmbH oder etwas ganz anderes.
… to be continued